融資擔保公司檔案管理提升篇
2025-09-06 18:21:16
講師：張瑤 瀏覽次數(shù)：3019
課程描述INTRODUCTION
檔案管理提升培訓
· 人事經(jīng)理· 行政主管· 中層領導· 總經(jīng)理· 營銷總監(jiān)
培訓講師：張瑤
課程價格：￥元/人
培訓天數(shù)：1天
日程安排SCHEDULE
課程大綱Syllabus
檔案管理提升培訓
【課程前言】
企業(yè)要發(fā)展必須注重公司檔案的管理，這是一項基礎重要工作，加強擔保公司業(yè)務檔案管理，確保公司資料的完整性，促進業(yè)務經(jīng)營的合法性和公司擔保資產(chǎn)的安全性，已成為本行業(yè)必修課題。
經(jīng)過專業(yè)系統(tǒng)的檔案管理技能與禮儀溝通寫作培訓，當你面對客戶時就會表現(xiàn)出舉止得體，精神飽滿，端莊大方的個人形象及高效溝通技巧方可在職場中取勝！使我們成為真正的職業(yè)人！
【培訓方式】
融資擔保公司檔案管理提升篇張瑤---融資擔保公司檔案管理提升篇張瑤---融資擔保公司檔案管理提升篇張瑤---融資擔保公司檔案管理提升篇張瑤---融資擔保公司檔案管理提升篇課堂講述案例分析頭腦風暴情景演練短片播放音樂互動
【課程大綱】
第一板塊：擔保公司職員應必備的檔案管理知識篇
一、融資擔保業(yè)務檔案的屬性
二、融資擔保業(yè)務檔案的作用
三、檔案管理工作的具體措施
四、擔保公司職員檔案管理服務態(tài)度要求
三要素：敬業(yè)、熱情、耐心
五、擔保公司職員檔案管理服務質量要求
三要素：精準、高效、專業(yè)
六、“職場職業(yè)道德”：誠信與敬業(yè)
七、“向他學習”：學習管理細心
八、“水知道答案”：積極的心態(tài)（視頻）積極做事
九、情景表演：張斌要擔保借款（張瑤老師形象生動幽默的講解）
案例分享：
案例1：我的資料哪兒去了？
案例2：官司能贏嗎？
第二板塊：商融資擔保業(yè)務檔案管理
——操作步驟及注意事項
一、收集整理→
1、我們的業(yè)務和風險經(jīng)理對某個委托擔保企業(yè)或個人進行認真客觀的評估完畢后撰寫評估報告，然后將受保企業(yè)或個人的一些相關基本資料（比如說企業(yè)的營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證、開戶證明、貸款卡和查詢明細、驗資報告、章程、身份證、近期的財務報表和明細、水電費發(fā)票等等）送往審批部進行初步審批，再由審批員出具審批表，上交上級與財務審批，財務及上級領導批示通過后，這三部分就組成了A類基礎材料（受保企業(yè)或個人的基礎資料）。
2、B類基礎材料
（比如說企業(yè)的營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證、開戶證明、貸款卡和查詢明細、驗資報告、章程、身份證、近期的財務報表和明細、水電費發(fā)票等等）便組成了B類基礎材料
3、合同類材料：
相關合同、協(xié)議或證明（比如說借款合同、保證合同、委托擔保協(xié)議、委托擔保質押合同、反擔保保證合同、反擔保質押合同等等）就是我們的第三類檔案材料即合同類材料。
二、歸檔保管→
管理員必須對相關的資料重新記錄和編寫號碼，做成完整的Excel表格，每天更新保存。
三、提供調閱→
我們的A、B類基礎材料是可以查閱和借出的，當業(yè)務或風險部門人員需要調閱甚至借出相關的基礎檔案，填寫借出還入登記書之后，便可以拿出檔案室，最長期限為14天，如果超過期限，管理員必須進行提醒和督促檔案的還入。在檔案歸還的過程中，管理員必須認真檢查，如果有相關材料遺失的情況，應該通知相關部門及時進行補缺，保證檔案的完整性。
四、銷毀處理的過程→
我們的檔案保存期限為5年（特殊情況除外），但是隨著業(yè)務量的加大以及空間資源的局限性和資料本身需要不斷更新的特點，我們會定期更換一些舊的或者過期的不完整的資料，補充一些*的更有利于我們業(yè)務和風險掌控的資料，而那些“淘汰”下來的資料我們就會定期做銷毀處理，以釋放更多的空間和保證資料的*性。所以，管理員需要和前臺經(jīng)常進行溝通和交流，以便了解到*的資料，進行除舊換新。
第三板塊：擔保公司職員應必備的業(yè)務檔案管理技能知識篇
一、業(yè)務檔案管理總則
1、檔案管理遵循“明確職責、科學管理、有效利用、嚴禁損壞”的基本原則。
2、檔案管理的目標是“在收集中整理，在補充中完備”。
3、檔案管理將根據(jù)檔案的移交、立卷、歸檔、調閱、提取、保管、人員交接等流程執(zhí)行，做到及時移交、分類科學、方便查閱，嚴防毀損散失，確保檔案完整與安全及相關法律手續(xù)完備、有效。
4、檔案按擔?？蛻艋蝽椖拷ⅲ诸惥幮蚬芾?。公司內部管理資料實行集中管理。
二、業(yè)務檔案的分類
業(yè)務檔案按重要程度分為三級管理：
1、一級檔案權證類
主要包括抵（質）押物的權屬證書及相關抵（質）押反擔保物的文件、清單、證明、保險單、評估書等，該類檔案業(yè)務結清后需要退還給客戶的，檔案管理人員應留存復印件入檔，以備日常查用。
2、二級檔案要件類：
辦理融資業(yè)務過程中產(chǎn)生的能夠證明融資業(yè)務的合法性、合規(guī)性的基本要件，包括產(chǎn)品說明書、與客戶簽訂的《委托擔保合同》、《反擔保合同》以及股東會決議、承諾函、公證書等補充性文本；與銀行等金融機構簽訂的合作協(xié)議、《保證合同》、《保證金質押》等合同以及公司對外簽訂的各種業(yè)務類合同文本等。
3、三級檔案管理類：
公司對客戶基本情況、財務狀況、生產(chǎn)經(jīng)營情況、信用信譽等方面形成的基本資料，包括：客戶身份證明、營業(yè)執(zhí)照、公司章程、客戶融資業(yè)務盡職調查報告、調查表、業(yè)務審批表、擔保意向書、征信報告以及保后管理資料等。
三、業(yè)務檔案的保管期限
一級檔案、二級檔案要求*保存，三級檔案在項目結清之日起保存2年。
四、業(yè)務檔案的管理部門職責職能
1、一級檔案對融資業(yè)務的順利履行起著至關重要的作用，在融資擔保業(yè)務放款之日起10個工作日內，業(yè)務部門將項目的一級檔案交由風險管理部進行保管。
2、二級檔案是業(yè)務合法性存在的前提，在融資擔保業(yè)務放款之日起10個工作日內，業(yè)務部門將項目的二級檔案交由風險管理部合規(guī)專員進行保管。
3、三級檔案是公司對業(yè)務開展與否進行判斷的基礎，由各資料所屬部門分別保管。
4、一級檔案、二級檔案在保管紙質資料的同時須留存電子版本，三級檔案由各業(yè)務部門視檔案的重要性選擇紙質或電子版本保存。
五、業(yè)務檔案的歸檔細則
1、擔保項目解除后，業(yè)務部門提取項目的一級檔案，并留存復印件后退還給客戶。業(yè)務部門將復印件連同擔保項目解除相關證明資料一并交由風險管理部合規(guī)專員處。
2、風險管理部合規(guī)專員對項目一級、二級檔案整理，完成項目檔案統(tǒng)一裝訂，并將解除擔保責任或履行期限屆滿的檔案不定期移交財務綜合管理部進行歸檔。
六、業(yè)務檔案存放地點要求
1、一級檔案等有價單據(jù)必須存放于保險柜中，由專人保管。
2、二級檔案須存放于檔案柜中，由專人保管。檔案柜需達到防水、防火、防潮等要求。
3、三級檔案可由各資料歸屬部門存放于檔案盒、檔案袋或其他電子資料存放媒介。
七、業(yè)務檔案管理要求
1、保密性要求
2、專門性要求
3、業(yè)務檔案歸檔要求
八、檔案的調閱、外借、保管、銷毀管理方法
1、檔案的調閱：相關人員調閱檔案應進行登記，登記調閱人姓名、日期、內容等需經(jīng)本部門經(jīng)理簽字同意。
2、檔案的外借：業(yè)務檔案的調閱原則上只能現(xiàn)場調閱，不得外借，如遇特殊情況，需報總經(jīng)理批準才能外借，并詳細登記外借人姓名、日期、內容、原因和歸還日期等，權證類檔案一律不得外借。
3、檔案的保管：檔案管理人員需對業(yè)務檔案妥善保管，嚴格遵守保密制度，定期檢查擔保檔案的保管情況。
九、擔保公司職員的檔案管理工作責任
對未按規(guī)定履行職責，造成檔案損壞、遺失及擅自銷毀，擅自對外提供、涂改、偽造和透露擔保業(yè)務信息的行為，視情節(jié)輕重對責任人給予行政處分，責令賠償損失，構成犯罪的依法追究刑事責任。
互動情景演練：王麗找李明借用檔案資料
情景設計：檔案管理人員（1人)，雙方互相握手以示友好，在主方接待室就座
情景小結：借用檔案資料手續(xù)及還回時的步驟與規(guī)則。
備注：其他禮儀溝通寫作內容可以適當?shù)募尤脒M行講解！
回顧總結課程內容：{音樂互動-生命的河、感恩的心}結束課程
檔案管理提升培訓
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