一、人事部門高層概覽
在人事管理的金字塔中，各級人員肩負著不同的重任。從人事總監(jiān)到人事專員，每個人都在努力構建和完善公司的人力資源體系。
1. 人事總監(jiān)：站在戰(zhàn)略高度，構建高效的人力資源管理系統(tǒng)，發(fā)掘和保留人才，激發(fā)團隊潛力。
2. 人事部經理：全面主持人事工作，把握公司勞動人事的脈搏，享有對公司人力資源的指導權。
3. 人事主管：根據用人標準挑選人才，確保人盡其才。
4. 人事專員：專注于人事制度與招聘計劃的執(zhí)行，員工培訓與發(fā)展規(guī)劃，績效評估等方面的專業(yè)工作。
二、行政人事部的深入解讀：
行政人事部不僅是管理日常行政事務的部門，還是確保公司運行順暢的核心。其具體職責包括：
1. 貫徹領導意圖，做好溝通聯絡工作，及時反饋信息。
2. 起草重要文稿，協(xié)助公司的規(guī)劃研究。
3. 管理公司日常行政事務，協(xié)助總經理處理各類事務。
4. 組織公司會議和重大活動，做好會議記錄和紀要。
5. 管理公司來往信函，文件和檔案。
6. 收集和編纂公司歷史資料。
7. 負責公司保密和法律事務。
8. 接待來訪，處理電話總機服務等。
9. 管理公司辦公設施及辦公用品。
10. 制定并執(zhí)行公司的人力資源策略和政策。
第十六條：員工需關愛公司財產，最后一個離開辦公室的人必須細心檢查門窗、空調、電腦、電燈以及飲水機等是否關閉，以防止火災和失竊事件的發(fā)生。
第四章：保密規(guī)定
第十七條：公司文件分為“秘密”、“機密”、“絕密”三個等級，所有涉及這三個等級的文件都屬于保密范圍。
一、“秘密”：內部規(guī)章制度屬于此級別，僅限全體員工知曉，不可外傳。
二、“機密”：包括“總經理辦公會議紀要和中心經理辦公會議紀要”、“項目進度計劃”、“項目建議書”、“項目可行性研究報告”、“有關財務制度”、“財務報表”以及“各類經濟合同、協(xié)議”等。此類文件僅發(fā)給中心經理及相關人員。
三、“絕密”：指“董事會會議紀要”、“總經理工作報告”、“年度財務決算報告書”、“年度財務收支和利潤分配方案”等，這些文件僅發(fā)給公司領導。
第十八條：對于保密文件的規(guī)定：
1. 由各中心和業(yè)務部門制作的專業(yè)性“機密”級以下文件（含“機密”級），需提交文件軟盤及原稿至辦公室備案。各中心和業(yè)務部門需自留一份。其中，保存在計算機上的文件必須加密，密碼由各中心經理或業(yè)務部門主管掌握。
2. “絕密”級文件由辦公室負責保管，同樣，保存在計算機上的文件需要加密，密碼由辦公室主管掌握。
3. 各中心和業(yè)務部門的專業(yè)性“機密”級以下文件的打印草稿，由中心經理或業(yè)務部門主管負責收集，以備下次使用。不再使用的草稿紙，必須及時銷毀，不得隨意放置。
4. 辦公室需定期更新保存的各類文件軟盤，以防文件丟失。
第十九條：借閱規(guī)定：
1. 借閱本中心或本部門的“機密”級以下文件（含“機密”級），需經部門主管同意，并辦理借閱手續(xù)，當日歸還。如需帶出公司，需經中心經理簽字批準。
2. 借閱其他中心或部門的“機密”級以下文件，需經中心經理同意，并在辦公室登記后辦理借閱手續(xù)，當日歸還。如需帶出公司，需經總經理簽字批準。
3. 借閱“絕密”級文件，需經總經理簽字批準，并在辦公室登記，當日歸還，不得帶出公司。
第二十條：對泄密行為的處理：
任何私自傳播、散發(fā)、復印公司保密范圍的文件，均視為泄密行為。根據泄密的級別，給予相應的處分，甚至除名。
第二十一條：任何人不得隨意涂改或自行處理公司文件，必須妥善保管。公司將會不定期收回保密范圍內的文件并統(tǒng)一銷毀。
第二十二條：文件收發(fā)、傳閱以及檔案管理制度：
一、公司檔案按三類實行“部門立卷、分類管理”的辦法：包括人事檔案、業(yè)務檔案、財務檔案。
二、立卷、歸檔中涉及兩個以上的檔案整理、保管工作，由行政管理中心協(xié)調后決定職責歸屬及處理辦法。
第二十三條：立卷歸檔要求：
所有記載公司的具有查閱、保管價值的各類文件材料、磁盤、實物等均屬歸檔范圍。具體包括：
1. 行政管理中心的立卷歸檔范圍，如公司成立的有關資料、歷屆董事會的主要資料、有關部門發(fā)送我公司的來文等。
2. 人力資源部的立卷歸檔范圍，如公司人事檔案、各類人員技術職稱、技術培訓記錄等。
3. 財務中心的立卷歸檔范圍，包括各類財務報表、憑證等。
第二十四條：文件的傳閱：
需傳閱的文件（如上級政策性文件、公司決策方案等），由辦公室決定傳閱范圍。建立卡片式文件的傳閱單，傳閱單上應有領導批示、閱文人及傳閱、退回時間等信息。辦公室應及時催閱已傳出的文件。
第二十五條：文件的借閱：
公司員工借閱各類文件需按照相關規(guī)定辦理借閱手續(xù)；外單位人員借閱文件時，需持有介紹信等相關證明文件，并經總經理審批后在辦公室辦理借閱手續(xù)。
第二十六條：文件的立卷歸檔存放：
第四章文件整理與定卷規(guī)定
在文件定卷時，需對卷內文件進行有序排列、編號，并填寫卷內目錄和備考表，完善案卷的封皮及目錄。
第二十七條公司文件收發(fā)制度
發(fā)文方面，領導完成文件草擬后，由辦公室負責擬稿，也可由具體業(yè)務部門負責。文稿經過檢稿并確認無誤后，送往公司主管領導審批簽發(fā)。簽發(fā)的文稿需在發(fā)文登記簿上登記，包括編號、成文日期、送發(fā)范圍、文件名稱、文號、份數、附件、簽發(fā)人等信息。登記后的文稿方可正式印制、蓋章。文件收領部門必須在發(fā)文登記單上簽字，并隨留底文件一同保存，以便核查。
收文方面，建立收文登記簿，填寫順序號、收文日期、來文單位、文號、文件名稱、份數、內容摘要、處理情況等信息。上級或其他單位文件、內部資料以及掛號信件等都應登記。急件需隨到隨登，并及時分送，不得延誤。在收文登記的需在文件右上角加蓋公司收文專用章。
第六章印鑒與介紹信管理規(guī)則
公司印鑒、法定代表人個人印鑒、總經理個人印鑒由總經理指定專人保管，公司各中心及業(yè)務部門的印鑒由部門負責人指派專人保管。印鑒必須放在安全的地方，不可亂放。如發(fā)現印鑒丟失或異常，應及時報告領導，查明情況并盡快處理。各中心及業(yè)務部門因對外業(yè)務需要使用公司印鑒時，需經行政管理中心審核、簽字登記后方可辦理。所有公司文件必須在編上文號并經總經理簽發(fā)后方可加蓋公司印鑒。各中心及業(yè)務部門的印鑒或專用印鑒停用時，應統(tǒng)一交回行政管理中心并指定辦公室銷毀。
公司出具的介紹信應由行政管理中心經理簽發(fā)。填寫介紹信時應按規(guī)定內容填寫，持出部分和存根內容一致，經辦人需在存根聯上簽字。所有介紹信均應按順序編號，非經總經理書面特許，不得出具空白介紹信。非本公司工作人員不得使用公司介紹信，如因工作需要必須使用，需經總經理書面批準。妥善保管介紹信存根，及時歸檔。
第七章文印與辦公設備管理制度
辦公室文印人員必須遵守公司保密規(guī)定，不得泄露工作中接觸的公司保密事項。打印文件需按文件收發(fā)規(guī)定由各級領導簽字批準。各中心及業(yè)務部門草擬的文件、報表和業(yè)務資料，需注明擬稿人及打印份數，經中心經理簽字批準方可打印。公司各中心及業(yè)務部門需復印的各種文件、資料，需注明復印份數，如復印量過大需注明用途，并由中心或部門負責人簽字并經辦公室主管審核登記后方可復印。文印工作人員必須按時、按質完成打字、傳真、復印任務，不得積壓遲誤。復印機、傳真機由專人管理，非專管人員未經允許不準開機。原則上不對外單位或個人提供打印、復印服務，如確需服務，需經辦公室主管批準并辦理登記收費手續(xù)。
第八章辦公用品領用規(guī)則
公司各部門所需的辦公用品（財務部除外），按計劃由辦公室統(tǒng)一購置，各部門按實際需要領用。辦公室負責造冊登記辦公用品，領用時實行登記制度。辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。所有員工要本著勤儉節(jié)約的原則，愛惜辦公用品。購置日常辦公用品或報銷正常辦公費用，由行政管理中心經理審批。購置大宗辦公用品，需按財務管理規(guī)定報總經理批準后購置。
第九章通訊設備使用制度
接聽外來電話必須使用規(guī)范用語，通話時盡量使用普通話。因公撥打長途電話需填寫申請單，并經中心或部門負責人簽字同意。通話時須簡潔明了，禁止用電話聊天。私事打市內電話不得妨礙聯系公務。禁止員工為私事掛撥長途電話，如有急事需要，比照因公程序辦理并收費。公司報銷限額費用的傳呼、手機必須隨時處于待機狀態(tài)，并在公司呼叫時立即回答。違反相關規(guī)定的員工將受到100~500元人民幣的罰款。
第十章財產管理制度
公司的全部固定資產、低值易耗品、辦公設備用品由辦公室統(tǒng)一負責購置、保管、調配、報廢處理。購置財產和辦公用具需要按照一定程序進行申請和審批。企業(yè)的發(fā)展歷程往往經過以下幾個階段：初創(chuàng)階段、成長階段、成熟階段和轉型或擴張階段。初創(chuàng)階段是企業(yè)剛剛成立，需要建立基礎架構和初步運營模式的階段。在成長階段，企業(yè)開始拓展業(yè)務，擴大市場份額，需要不斷提升自身的核心競爭力。到了成熟階段，企業(yè)已經穩(wěn)定運營，需要維護現有的市場份額，并尋找新的增長點。在轉型或擴張階段，企業(yè)可能需要面對市場變化或尋求新的發(fā)展機遇，進行戰(zhàn)略調整或擴張。
一、公司物資管理規(guī)范
公司購買辦公用品及低值易耗品，需通過部門提交的《物品購置計劃單》進行匯總，并經主管副總（總經理助理）或總經理審查同意。財務部憑審批后的計劃單預付貨款。日常耗用的辦公用品由辦公室根據業(yè)務需求編制全年預算和采購計劃。各部門必需的書報、雜志、學習資料等，需列出清單并經批準后方可購買。所有購置的財產、辦公用品、書刊等，需憑正式發(fā)票、實物由辦公室驗收、登記，并在發(fā)票上簽收后，方可報銷并入賬。
二、企業(yè)財產保管與使用
公司的全部固定資產、低值易耗品、辦公用品統(tǒng)一由辦公室負責登記、建卡、保管。其中，固定資產和大宗低值易耗品，財務部還應建立分類明細賬，進行會計核算。各部門所需物品，需在辦公室辦理領用手續(xù)，并建立部門在用物品登記簿。員工所使用的辦公用品，由使用者負責保管。
三、財產物資的報廢處理
固定資產報廢需由使用部門申報，經總經理審批后，分別在財務部、辦公室辦理核銷手續(xù)。各類需清理變賣的財產物資，需由辦公室登記造冊，經財務部審查并合理定價后，報總經理批準處理。所獲得的變賣收入，財務部將入賬處理。
四、車輛使用與維護管理辦法
公司車輛由辦公室負責管理和調配，首先保證領導使用。各部門用車需提前通知辦公室，說明去向和用途。根據業(yè)務需求，有駕駛執(zhí)照的員工經許可可駕駛公司車輛。每日下班時，車輛鑰匙需交回辦公室保管。若因外出加班等原因不能停放公司，需經請示后，方可停放他處。專職駕駛員負責車輛的保養(yǎng)、維護、年審等。車輛檢修和購置備件需經審核同意后實施。
五、文件銷毀制度
應銷毀的文件包括無需歸檔或作廢的文件、資料、合同等。銷毀程序包括清點、登記、審批、銷毀和備案。所有合同和協(xié)議，以及上級政發(fā)文件和公司“密級”文件，需經總經理或分管副總審批后方可銷毀。其他內部行政文件需經辦公室主任審批后方可銷毀。每月30日定為文件銷毀日，銷毀后需監(jiān)銷人簽字并注明時間，相關申請單將長期存檔。
六、其他規(guī)定
本制度自頒布之日起生效，請各部門嚴格遵守。本制度的解釋權在公司總經理辦公室。本制度如與國家法律、法規(guī)相抵觸，以國家法律、法規(guī)為準。企業(yè)的發(fā)展包括多個部門，如生產部、采購部、物流部、設備部等，每個部門根據企業(yè)需求進行配置。企業(yè)的發(fā)展歷程經歷初創(chuàng)、成長、成熟和轉型或擴張等階段。
1、手工業(yè)工場時期
這一時期指的是從封建社會家庭手工業(yè)逐漸演變?yōu)橘Y本主義初期的工場手工業(yè)。在16至17世紀，某些西方國家的封建制度開始向資本主義制度轉變，原始資本積累速度加快，農民土地被大規(guī)模剝奪，家庭手工業(yè)因此受到沖擊并逐漸瓦解，開始轉向資本主義工場制。此時的工場手工業(yè)可視為企業(yè)的雛形。
2、工廠制度興起時期
在18世紀，西方各國相繼掀起工業(yè)革命，大機器生產的普及為工廠制度的建立打下了堅實基礎。以英國人理查德·阿克賴特為例，他在1771年在克隆福特創(chuàng)建了第一家棉紗工廠。到了19世紀三四十年代，工廠制度在英、德等國家得到廣泛推廣。這一時期工廠制的主要特征包括：大規(guī)模集中勞動、大機器生產提高生產效率、實行雇傭工人制度以及深化勞動分工和生產的社會化。
3、現代企業(yè)蓬勃發(fā)展時期
到了19世紀末至20世紀初，隨著自由資本主義向壟斷資本主義過渡，工廠自身經歷了深刻且復雜的變化。新技術的不斷采用推動了生產的飛速發(fā)展，生產規(guī)模也不斷擴大，市場競爭加劇，從而催生了一大批大型的壟斷企業(yè)。這一時期，經營權與所有權實現分離，形成了職業(yè)化的管理階層?？茖W的管理制度得到廣泛建立，一系列企業(yè)管理理論的出現使得企業(yè)逐漸走向成熟，形成了現代企業(yè)的面貌。
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