某軟件公司曾經(jīng)輝煌一時(shí)，市場蓬勃發(fā)展，銷售業(yè)績卓著。如今該公司的境況卻令人憂慮，業(yè)績出現(xiàn)了大幅下滑。這家公司并不在北京，但其光盤的代理生產(chǎn)廠卻設(shè)在北京。令人費(fèi)解的是，該公司竟將母盤留在了北京，而且與光盤生產(chǎn)廠家之間缺乏嚴(yán)密的協(xié)議、書面合同和規(guī)范的票務(wù)管理制度。
由于缺乏一套完整的票務(wù)管理體系，該公司很快暴露出一系列嚴(yán)重問題。我們可以通過兩個(gè)具體事件來洞察這些問題的嚴(yán)重性。
事件一：公司會(huì)計(jì)接到光盤代理生產(chǎn)廠家的電話，稱有公司人員到廠家壓盤，要求寄送生產(chǎn)費(fèi)用。會(huì)計(jì)查詢后驚訝地發(fā)現(xiàn)，竟然有業(yè)務(wù)員在未向公司匯報(bào)的情況下壓了盤并欠下費(fèi)用。這種不規(guī)范的票務(wù)管理使得公司前期的開發(fā)成本高昂，而公司的收入?yún)s被業(yè)務(wù)員截留，給公司帶來了巨大的損失。
事件二：關(guān)于貸款轉(zhuǎn)賬的問題，公司沒有嚴(yán)格執(zhí)行正常的操作程序和票務(wù)管理。公司不要求業(yè)務(wù)員將貸款轉(zhuǎn)到指定賬戶，對(duì)業(yè)務(wù)員的貸款監(jiān)控不力。這給投機(jī)取巧的人提供了機(jī)會(huì)，甚至有一位業(yè)務(wù)員離職時(shí)帶走了公司的一筆貸款，給公司造成了損失。
深入分析這些問題，我們發(fā)現(xiàn)問題的根源在于公司高層對(duì)票務(wù)管理的重要性認(rèn)識(shí)不足。例如，公司沒有嚴(yán)格的票據(jù)管理制度，付款沒有單據(jù)，業(yè)務(wù)員付款給印盤廠也沒有票據(jù)，這使得公司的營銷情況不透明，會(huì)計(jì)無法掌握真實(shí)情況。公司對(duì)庫管的認(rèn)識(shí)不夠，缺乏健全的票據(jù)管理制度與光盤生產(chǎn)廠家打交道。公司存在不規(guī)范的操作方式，如僅憑發(fā)票入庫或提貸，這不僅打亂了票據(jù)管理的規(guī)范，也使得票據(jù)成為一種擺設(shè)。夫妻店的經(jīng)營模式也是問題之一，夫妻二人分別擔(dān)任總經(jīng)理和財(cái)務(wù)主管，這種結(jié)構(gòu)不符合現(xiàn)代企業(yè)管理的規(guī)范，容易導(dǎo)致票據(jù)管理混亂。
公司A遭遇的兩大事件
事件一：公司會(huì)計(jì)接到來自光盤代理生產(chǎn)廠家的電話，詢問是否有人到廠家壓盤并請(qǐng)求支付生產(chǎn)費(fèi)用。會(huì)計(jì)表示并未進(jìn)行過此類操作，但廠家堅(jiān)稱有業(yè)務(wù)員在此進(jìn)行了壓盤并欠款。經(jīng)過調(diào)查，公司確實(shí)有一位業(yè)務(wù)員進(jìn)行了壓盤但未付款。這種情況對(duì)公司的利益造成了損失，也影響了企業(yè)內(nèi)部的員工風(fēng)氣，業(yè)務(wù)員間的誘惑極大。
事件二：關(guān)于貸款轉(zhuǎn)賬的問題，公司未按照正常的操作程序要求業(yè)務(wù)員將貸款轉(zhuǎn)到指定賬戶。這導(dǎo)致一筆重要的貸款被一名已離職的業(yè)務(wù)員帶走，給公司的財(cái)務(wù)造成了困擾。商家對(duì)此表示已按照業(yè)務(wù)員的指示匯款，但由于業(yè)務(wù)員已經(jīng)離職，無法追究責(zé)任。
藥品批發(fā)零售商B的困境
藥品批發(fā)零售無疑是一個(gè)高利潤行業(yè)，但該公司卻在短時(shí)間內(nèi)將投入的50萬虧損殆盡，其毛利僅1%。公司的財(cái)務(wù)工作由總經(jīng)理夫人負(fù)責(zé)，并兼任出納，這使得外人無法了解公司的實(shí)際銷售情況。由于公司沒有建立權(quán)力制衡機(jī)制，不僅未能給母公司帶來利潤，反而迅速虧損。
深入分析
票務(wù)管理是企業(yè)發(fā)展的核心，無論是初創(chuàng)階段還是發(fā)展繁榮階段，甚至是衰落期，票務(wù)管理都是企業(yè)的命脈。在公司A和B的案例中，我們可以發(fā)現(xiàn)他們的失敗都與票務(wù)管理制度的缺失有關(guān)。
對(duì)于A公司而言，存在以下問題：一、光盤代理生產(chǎn)在北京，但母盤未留于公司，缺乏與廠家的嚴(yán)密協(xié)定和票務(wù)管理制度；二、內(nèi)部票務(wù)管理制度不健全，任何人都可以通過電話要求生產(chǎn)光盤；三、貸款轉(zhuǎn)賬無正常操作程序和票務(wù)管理，公司無法監(jiān)控業(yè)務(wù)員的貸款情況；四、老總對(duì)票據(jù)管理的重要性認(rèn)識(shí)不足。這些問題導(dǎo)致了公司的開發(fā)成本高，收入被截流，損失巨大。
對(duì)于B公司來說，主要問題包括：一、總經(jīng)理和財(cái)務(wù)主管為夫妻，不符合現(xiàn)代企業(yè)管理的規(guī)范，易導(dǎo)致票據(jù)管理混亂；二、會(huì)計(jì)和出納由一人擔(dān)任，極易作假犯規(guī)；三、庫管和銷售職位兼職沖突性強(qiáng)，權(quán)力需要制衡。這些問題使得公司的票據(jù)管理無法規(guī)范化。
解決方案
任何公司或企業(yè)在發(fā)展過程中都會(huì)遇到困難，這是正常的。重要的是直面困難并解決困難。對(duì)于A公司來說，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：一、規(guī)范母盤的管理和與光盤廠的協(xié)定；二、按照正常操作程序進(jìn)行貸款轉(zhuǎn)賬，建立票據(jù)管理制度；三、簽訂書面合同與生產(chǎn)光盤的票據(jù)管理；四、提高老板的管理素質(zhì)，學(xué)習(xí)票務(wù)管理知識(shí)并建立權(quán)力制衡體系。這樣做可以確保公司的財(cái)務(wù)透明化，避免損失。對(duì)于B公司來說，需要改變夫妻同時(shí)擔(dān)任重要職位的情況，確保會(huì)計(jì)和出納的職位分離，并建立權(quán)力制衡體系。只有這樣，才能使公司的票據(jù)管理規(guī)范化并走向正軌。失敗并不可怕，重要的是從失敗中吸取教訓(xùn)并改進(jìn)。五、建立規(guī)范化市場操作與信息流通的體制，以及打造一套完善的業(yè)務(wù)員評(píng)價(jià)體系顯得尤為重要。每個(gè)業(yè)務(wù)人員的行為都將被記錄存檔，以保障其個(gè)人行為的可追溯性，從而在公司間形成信息共享。這樣的體系下，業(yè)務(wù)員將更加注重自身行為的責(zé)任與后果，進(jìn)而促進(jìn)其個(gè)人職業(yè)素養(yǎng)的提升。雖然目前我國尚未全面建立此類信息流通體制，但隨著時(shí)間推移，企業(yè)的人才選用手段和觀念將逐漸標(biāo)準(zhǔn)化，這無疑將有利于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。
對(duì)于公司B的改進(jìn)措施，我們建議如下：
一、設(shè)立專職人員負(fù)責(zé)營業(yè)管理，并規(guī)定在特定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行庫存盤點(diǎn)。邀請(qǐng)專業(yè)人士協(xié)助建立一套相應(yīng)的營業(yè)規(guī)范，以確保營業(yè)活動(dòng)的有序進(jìn)行。
二、構(gòu)建一套嚴(yán)格的管理制度，特別是在藥品的出入庫環(huán)節(jié)。任何藥品的出入庫都必須遵循規(guī)定，不能隨意取用。應(yīng)制定明確的出入庫單制度，并依靠制度而非個(gè)人來管理。從庫存管理的角度來看，當(dāng)他人領(lǐng)取藥品時(shí)，應(yīng)由專人負(fù)責(zé)監(jiān)管，確保每項(xiàng)操作的后果明確，責(zé)任到人。
三、構(gòu)建權(quán)力制衡機(jī)制，確保關(guān)鍵崗位不出現(xiàn)權(quán)力重疊與矛盾，以保障企業(yè)決策的合理性和高效性。
還有以下幾個(gè)值得借鑒的商業(yè)案例與理念：
1. 寶潔公司的人才激勵(lì)制度，強(qiáng)調(diào)以人為本和知識(shí)為本的競爭理念，其完善的人才激勵(lì)機(jī)制成為人力資源管理的典范。
2. 樂視以獨(dú)特的生態(tài)系統(tǒng)與多家強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合，打造出全球領(lǐng)先的智能電視產(chǎn)品，展示了互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)新模式的威力。
3. 華為的成功源于其不斷創(chuàng)新與努力，從一家民營科技企業(yè)成長為世界500強(qiáng)和全球*的通信設(shè)備制造商，充分體現(xiàn)了中國乃至世界企業(yè)發(fā)展的奇跡。
4. 京東的創(chuàng)新網(wǎng)絡(luò)營銷模式?jīng)_擊著傳統(tǒng)營銷模式，其高效整合產(chǎn)業(yè)鏈的模式使得京東在市場中保持領(lǐng)先地位。
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