數(shù)字化檔案管理的新篇章：會博通系統(tǒng)的全方位應(yīng)用
會博通數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了檔案全生命周期的數(shù)字化管理。從最初的檔案收集、掃描、錄入，到整理、歸檔入庫，再到檔案的利用、統(tǒng)計與鑒賞，每一個環(huán)節(jié)都能確保檔案的完整記錄與有效流通。通過這一系統(tǒng)，實體紙質(zhì)檔案與數(shù)字化電子檔案的采集、整理、錄入、歸檔入庫、編研、借還乃至銷毀等所有環(huán)節(jié)，都能實現(xiàn)有序管理與清晰分類，極大提升了檔案管理的效率。
會博通檔案管理系統(tǒng)支持PC端、安卓、iOS等多端口接入，網(wǎng)絡(luò)條件下，無論何時何地，都能輕松進(jìn)入系統(tǒng)，執(zhí)行各項操作。為實現(xiàn)檔案的100%歸檔，會博通連接了OA、ERP、財務(wù)等各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)，以及微信、釘釘、云之家等即時通訊工具，完美整合了第三方應(yīng)用中的文件進(jìn)行歸檔存儲。
會博通的數(shù)字化檔案借閱，更是面向?qū)ο蟮膭?chuàng)新服務(wù)。根據(jù)國家檔案管理規(guī)范與金融檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，提供不限層級的檔案管理分類，每個分類可單獨(dú)授權(quán)訪問密級及操作權(quán)限。用戶可根據(jù)業(yè)務(wù)需求，自主借閱、調(diào)用所需檔案，無需直接與檔案管理員對接。通過文檔、物品、資產(chǎn)自動配置的二維碼、電子標(biāo)簽，以及電子條碼的分享，實現(xiàn)檔案的快速查找、發(fā)起借用等操作，流通效率更高。
相較于傳統(tǒng)檔案，數(shù)字化檔案管理在提升經(jīng)濟(jì)效益、提高辦公效率、增強(qiáng)對檔案原件的保護(hù)上，具有顯著的優(yōu)勢?！缎聶n案法》實施以來，會博通成功承接了多個大型數(shù)字化檔案管理項目。未來，我們將繼續(xù)在檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)上深耕，攜手更多企業(yè)，讓檔案為組織與社會創(chuàng)造更大的價值。
談及企業(yè)檔案分類，首先要明白檔案整理工作的重要性。它是將零散、需要進(jìn)一步條理化的檔案進(jìn)行分類、組合、排列和編目，形成一個有序體系的過程。檔案整理是企業(yè)檔案管理工作中一個相對獨(dú)立的組成部分，其系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和運(yùn)行機(jī)制具有獨(dú)特的特點(diǎn)。
在檔案整理工作中，首先要區(qū)分全宗。企業(yè)檔案全宗是特定企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營及其他各項活動中形成、積累下來的不可分割的有機(jī)體系。確定一個企業(yè)的檔案是否能構(gòu)成全宗，主要應(yīng)研究其在行政、財務(wù)和人力資源上是否具有一定的獨(dú)立性。具體來說，要判斷檔案具體屬于哪個全宗，關(guān)鍵在于確定檔案的形成者——立檔機(jī)構(gòu)。對于檔案的形成者必須準(zhǔn)確理解，不能等同于文件作者。
接下來是全宗內(nèi)檔案的分類。對于企業(yè)來說，檔案分類是根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、形成規(guī)律及相互聯(lián)系，采用科學(xué)適用的方法，進(jìn)行分門別類。分類是企業(yè)檔案整理的核心內(nèi)容，也是管理檔案的基本手段。分類方法包括選擇分類標(biāo)準(zhǔn)、制定分類方案、為檔案材料分類和案卷排列等。常見的企業(yè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)包括職能分類、問題分類、組織機(jī)構(gòu)分類、年度分類、型號分類、課題分類、工程項目分類和專業(yè)性質(zhì)分類等。
在進(jìn)行檔案分類時，需要根據(jù)企業(yè)的實際情況選擇合適的分類標(biāo)準(zhǔn)組合。當(dāng)一個分類標(biāo)準(zhǔn)得到最先采用時，企業(yè)的檔案材料會按照這個標(biāo)準(zhǔn)加以集中。企業(yè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)的組合，實際上是解決按什么標(biāo)準(zhǔn)集中檔案材料，形成怎樣的分類體系，提供何種檢索途徑的問題。
會博通數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)以及企業(yè)檔案的分類和整理工作都至關(guān)重要。它們能夠提升檔案管理的效率，保護(hù)檔案原件，為組織和社會創(chuàng)造更大的價值。一、企業(yè)檔案一級類目設(shè)置指南
對于企業(yè)檔案的分類，一級類目是整個分類體系的基礎(chǔ)?！镀髽I(yè)檔案管理規(guī)范》指出，企業(yè)檔案的一級類目設(shè)置應(yīng)依據(jù)企業(yè)管理需求及實際情況。如，工業(yè)企業(yè)可設(shè)置以下九大一級類目：行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品檔案、科研技術(shù)、基本建設(shè)、設(shè)備儀器、會計檔案及員工檔案等。但并非固定不變，特大型企業(yè)或特殊行業(yè)的企業(yè)可根據(jù)自身特性增設(shè)或調(diào)整相關(guān)類目。例如，冶金企業(yè)可增設(shè)反映其行業(yè)特性的類目；而小型企業(yè)或非生產(chǎn)性企業(yè)，如商業(yè)企業(yè)、金融企業(yè)等，則可根據(jù)自身工作性質(zhì)、內(nèi)容及檔案數(shù)量進(jìn)行合并或精簡。
二、企業(yè)檔案二級及以下類目設(shè)置指引
二級及以下的類目設(shè)置，同樣需依據(jù)企業(yè)管理職能的細(xì)化與分工。具體設(shè)置需結(jié)合企業(yè)實際業(yè)務(wù)需求及一級類目的劃分進(jìn)行細(xì)化。
三、確定企業(yè)檔案分類層次
企業(yè)檔案分類層次的確定需綜合考慮企業(yè)性質(zhì)、檔案種類與數(shù)量等因素。對于規(guī)模較小的企業(yè)，管理相對簡單，檔案數(shù)量較少，可適當(dāng)簡化分類層次；而對于規(guī)模較大的企業(yè)，因其管理復(fù)雜，檔案數(shù)量多，一般會有三級甚至四級的分類層次。不同門類的檔案因其工作性質(zhì)與任務(wù)的不同，其分類層次也會有所差異。
四、案卷的編立與保管
案卷是按照一定主題、內(nèi)部特征和外部特征編立的，是具有密切聯(lián)系的若干文件的組合。它是檔案的保管基本單位，也是數(shù)量統(tǒng)計和檢索的基礎(chǔ)。企業(yè)的文件立卷工作通常在文書部門和業(yè)務(wù)部門進(jìn)行，但檔案部門應(yīng)提供協(xié)助和指導(dǎo)。
五、案卷排列方法
案卷排列需根據(jù)一定方法確定前后次序和存放位置。常用的排列方法包括按工作上的聯(lián)系排列、按內(nèi)容所反映的問題排列、按起止日期排列以及按作者、收發(fā)文單位和地區(qū)排列等。這些方法可單獨(dú)使用，也可結(jié)合使用。一個全宗內(nèi)各類案卷的排列方法可以一致，也可以不一致，但一個類內(nèi)的案卷在一個層次上只能用一種方法排列。
六、案卷目錄的編制
案卷目錄即案卷的名冊，是著錄案卷內(nèi)容和成分并按一定次序編排的一覽表。編制案卷目錄的原則是按照全宗來編制，基本分為綜合目錄和分冊目錄兩種。分冊目錄的編制方法又可根據(jù)檔案的類別、保管期限以及機(jī)密程度等因素進(jìn)行編制。
七、檔案管理系統(tǒng)的選擇
目前市場上有多家檔案管理系統(tǒng)供應(yīng)商，如東圖、三品、煒邦、蘭臺等。這些供應(yīng)商都能提供專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，各有特色，企業(yè)在選擇時需從自身需求出發(fā)，明確要解決哪些問題，再考慮價格、售后等因素。
企業(yè)檔案管理是一項系統(tǒng)性的工作，從類目的設(shè)置到案卷的排列與目錄的編制，每一步都需細(xì)致規(guī)劃與執(zhí)行。選擇合適的檔案管理系統(tǒng)也是確保檔案管理工作高效進(jìn)行的關(guān)鍵。
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