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中國企業(yè)培訓(xùn)講師

薪酬檔案管理制度范本詳細(xì)規(guī)定薪酬檔案編制保管更新審計流程

2025-07-05 11:38:41
 
講師:xinxin9 瀏覽次數(shù):18
 以下為薪酬檔案管理制度范本,結(jié)合企業(yè)實踐與法規(guī)要求制定,適用于規(guī)范薪酬數(shù)據(jù)的歸檔、保管、保密及調(diào)閱流程。制度涵蓋管理范圍、職責(zé)分工、操作規(guī)范及責(zé)任追究等內(nèi)容,可依據(jù)企業(yè)實際情況調(diào)整使用。 薪酬檔案管理制度 第一章總則 第一條目的

以下為薪酬檔案管理制度范本,結(jié)合企業(yè)實踐與法規(guī)要求制定,適用于規(guī)范薪酬數(shù)據(jù)的歸檔、保管、保密及調(diào)閱流程。制度涵蓋管理范圍、職責(zé)分工、操作規(guī)范及責(zé)任追究等內(nèi)容,可依據(jù)企業(yè)實際情況調(diào)整使用。

薪酬檔案管理制度

第一章 總則

第一條 目的

為規(guī)范薪酬檔案管理,確保薪酬數(shù)據(jù)的完整性、保密性和可追溯性,維護企業(yè)與員工合法權(quán)益,依據(jù)《中華人民共和國勞動法》《勞動合同法》及企業(yè)薪酬管理制度,特制定本制度。

第二條 適用范圍

本制度適用于公司全體員工薪酬數(shù)據(jù)的歸檔、存儲、查閱及銷毀等全流程管理。

第二章 管理范圍與內(nèi)容

第三條 薪酬檔案定義

薪酬檔案是指記錄員工薪酬信息的載體,包括但不限于:

1. 基礎(chǔ)數(shù)據(jù):工資表、獎金表、績效工資核算表、補貼/津貼明細(xì);

2. 審批文件:薪酬調(diào)整審批單、崗位定級表、特殊津貼協(xié)議;

3. 計算依據(jù):績效考核結(jié)果、考勤記錄、社保公積金繳納憑證;

4. 電子數(shù)據(jù):HR系統(tǒng)薪酬報表、電子工資條、加密存儲的薪酬數(shù)據(jù)庫。

第四條 歸檔時效

薪酬數(shù)據(jù)按月歸檔,于次月10日前完成紙質(zhì)與電子檔案同步(遇節(jié)假日順延)。

第三章 職責(zé)分工

第五條 人力資源部職責(zé)

1. 薪酬崗:負(fù)責(zé)薪酬數(shù)據(jù)的編制、校驗、歸檔及電子系統(tǒng)權(quán)限管理;

2. 檔案崗:負(fù)責(zé)紙質(zhì)檔案分類存儲、借閱登記及定期銷毀。

第六條 財務(wù)部職責(zé)

1. 審核薪酬發(fā)放金額與審批一致性;

2. 保管薪酬銀行轉(zhuǎn)賬憑證(至少5年)。

第七條 信息技術(shù)部職責(zé)

1. 維護薪酬系統(tǒng)安全,設(shè)置數(shù)據(jù)訪問權(quán)限與操作日志;

2. 實施電子數(shù)據(jù)加密(如SM4算法)及區(qū)塊鏈存證。

第四章 歸檔與保管規(guī)范

第八條 紙質(zhì)檔案管理

1. 存儲要求:獨立檔案室,雙鎖管理(人力資源部與行政部各持一鑰);

2. 分類編碼:按部門-年度-月份編號(如“HR-2025-05”),保存期≥5年。

第九條 電子檔案管理

1. 系統(tǒng)權(quán)限

  • 薪酬崗:全權(quán)限訪問;
  • 部門主管:僅可查閱本部門匯總數(shù)據(jù);
  • 員工:僅可查看個人工資條。
  • 2. 安全措施

  • 數(shù)據(jù)脫敏處理(如薪酬帶寬顯示為“15k+”而非具體值);
  • 操作日志自動留存(記錄查詢、導(dǎo)出行為)。
  • 第五章 查閱與保密要求

    第十條 調(diào)閱審批流程

    | 申請人類別 | 可查閱范圍 | 審批流程 |

    |||-|

    | 員工 | 本人薪酬數(shù)據(jù) | 線上申請自動授權(quán) |

    | 部門主管 | 本部門匯總數(shù)據(jù) | 人力資源部經(jīng)理審批 |

    | 高管/審計 | 全公司數(shù)據(jù) | 總經(jīng)理書面批準(zhǔn) |

    第十一條 保密義務(wù)

    1. 所有接觸薪酬數(shù)據(jù)者需簽訂《薪酬保密協(xié)議》;

    2. 泄露薪酬數(shù)據(jù)者:

  • 賠償上月工資3倍(基礎(chǔ)數(shù)據(jù)泄露);
  • 賠償年度收入50%(計算邏輯泄露);
  • 情節(jié)嚴(yán)重者解除勞動合同并追究法律責(zé)任。
  • 第六章 電子化管理與銷毀

    第十二條 系統(tǒng)管理規(guī)范

    1. 權(quán)限回收:員工調(diào)崗/離職后,30分鐘內(nèi)關(guān)閉薪酬系統(tǒng)權(quán)限;

    2. 數(shù)據(jù)清理:IT部門監(jiān)督格式化本地存儲設(shè)備,確保無殘留。

    第十三條 檔案銷毀

    1. 紙質(zhì)檔案:保存期滿后,經(jīng)薪酬管理委員會批準(zhǔn),碎紙機銷毀并記錄;

    2. 電子檔案:系統(tǒng)標(biāo)記為“只讀”,5年后徹底刪除。

    第七章 監(jiān)督與改進

    第十四條 定期審計

    每半年由審計部抽查薪酬檔案:

  • 紙質(zhì)與電子數(shù)據(jù)一致性;
  • 調(diào)閱記錄完整性;
  • 保密協(xié)議簽訂覆蓋率(需達100%)。
  • 第十五條 違規(guī)處理

    違反本制度者,按《員工獎懲管理辦法》追責(zé),并納入績效考核。

    附件

    1. 《薪酬檔案歸檔清單》:明確需歸檔文件類別與責(zé)任人;

    2. 《薪酬保密協(xié)議范本》:細(xì)化保密內(nèi)容、違約金標(biāo)準(zhǔn)(參考);

    3. 《薪酬檔案借閱登記表》:記錄調(diào)閱時間、內(nèi)容、審批人。

    > 說明:本制度經(jīng)薪酬管理委員會審議通過后生效,修訂需人力資源部提案并報總經(jīng)理批準(zhǔn)。

    > 政策依據(jù)

    關(guān)鍵操作要點提示

    1. 權(quán)限隔離:薪酬編制崗與檔案管理崗不得兼任,避免數(shù)據(jù)篡改風(fēng)險;

    2. 技術(shù)保障:優(yōu)先選用支持動態(tài)脫敏(如利唐i人事系統(tǒng))的數(shù)字化工具;

    3. 法律銜接:保密協(xié)議需明確違約金計算基準(zhǔn)(不超過年薪30%),確保可執(zhí)行性。

    企業(yè)可根據(jù)規(guī)模選用配套工具:

  • 中小型企業(yè):Excel工資表(推薦帶加密功能的模板);
  • 中大型企業(yè):利唐i人事/薪人薪事等系統(tǒng),實現(xiàn)權(quán)限自動回收與區(qū)塊鏈存證。




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