以下為薪酬檔案管理制度范本,結(jié)合企業(yè)實踐與法規(guī)要求制定,適用于規(guī)范薪酬數(shù)據(jù)的歸檔、保管、保密及調(diào)閱流程。制度涵蓋管理范圍、職責(zé)分工、操作規(guī)范及責(zé)任追究等內(nèi)容,可依據(jù)企業(yè)實際情況調(diào)整使用。
薪酬檔案管理制度
第一章 總則
第一條 目的
為規(guī)范薪酬檔案管理,確保薪酬數(shù)據(jù)的完整性、保密性和可追溯性,維護企業(yè)與員工合法權(quán)益,依據(jù)《中華人民共和國勞動法》《勞動合同法》及企業(yè)薪酬管理制度,特制定本制度。
第二條 適用范圍
本制度適用于公司全體員工薪酬數(shù)據(jù)的歸檔、存儲、查閱及銷毀等全流程管理。
第二章 管理范圍與內(nèi)容
第三條 薪酬檔案定義
薪酬檔案是指記錄員工薪酬信息的載體,包括但不限于:
1. 基礎(chǔ)數(shù)據(jù):工資表、獎金表、績效工資核算表、補貼/津貼明細(xì);
2. 審批文件:薪酬調(diào)整審批單、崗位定級表、特殊津貼協(xié)議;
3. 計算依據(jù):績效考核結(jié)果、考勤記錄、社保公積金繳納憑證;
4. 電子數(shù)據(jù):HR系統(tǒng)薪酬報表、電子工資條、加密存儲的薪酬數(shù)據(jù)庫。
第四條 歸檔時效
薪酬數(shù)據(jù)按月歸檔,于次月10日前完成紙質(zhì)與電子檔案同步(遇節(jié)假日順延)。
第三章 職責(zé)分工
第五條 人力資源部職責(zé)
1. 薪酬崗:負(fù)責(zé)薪酬數(shù)據(jù)的編制、校驗、歸檔及電子系統(tǒng)權(quán)限管理;
2. 檔案崗:負(fù)責(zé)紙質(zhì)檔案分類存儲、借閱登記及定期銷毀。
第六條 財務(wù)部職責(zé)
1. 審核薪酬發(fā)放金額與審批一致性;
2. 保管薪酬銀行轉(zhuǎn)賬憑證(至少5年)。
第七條 信息技術(shù)部職責(zé)
1. 維護薪酬系統(tǒng)安全,設(shè)置數(shù)據(jù)訪問權(quán)限與操作日志;
2. 實施電子數(shù)據(jù)加密(如SM4算法)及區(qū)塊鏈存證。
第四章 歸檔與保管規(guī)范
第八條 紙質(zhì)檔案管理
1. 存儲要求:獨立檔案室,雙鎖管理(人力資源部與行政部各持一鑰);
2. 分類編碼:按部門-年度-月份編號(如“HR-2025-05”),保存期≥5年。
第九條 電子檔案管理
1. 系統(tǒng)權(quán)限:
2. 安全措施:
第五章 查閱與保密要求
第十條 調(diào)閱審批流程
| 申請人類別 | 可查閱范圍 | 審批流程 |
|||-|
| 員工 | 本人薪酬數(shù)據(jù) | 線上申請自動授權(quán) |
| 部門主管 | 本部門匯總數(shù)據(jù) | 人力資源部經(jīng)理審批 |
| 高管/審計 | 全公司數(shù)據(jù) | 總經(jīng)理書面批準(zhǔn) |
第十一條 保密義務(wù)
1. 所有接觸薪酬數(shù)據(jù)者需簽訂《薪酬保密協(xié)議》;
2. 泄露薪酬數(shù)據(jù)者:
第六章 電子化管理與銷毀
第十二條 系統(tǒng)管理規(guī)范
1. 權(quán)限回收:員工調(diào)崗/離職后,30分鐘內(nèi)關(guān)閉薪酬系統(tǒng)權(quán)限;
2. 數(shù)據(jù)清理:IT部門監(jiān)督格式化本地存儲設(shè)備,確保無殘留。
第十三條 檔案銷毀
1. 紙質(zhì)檔案:保存期滿后,經(jīng)薪酬管理委員會批準(zhǔn),碎紙機銷毀并記錄;
2. 電子檔案:系統(tǒng)標(biāo)記為“只讀”,5年后徹底刪除。
第七章 監(jiān)督與改進
第十四條 定期審計
每半年由審計部抽查薪酬檔案:
第十五條 違規(guī)處理
違反本制度者,按《員工獎懲管理辦法》追責(zé),并納入績效考核。
附件
1. 《薪酬檔案歸檔清單》:明確需歸檔文件類別與責(zé)任人;
2. 《薪酬保密協(xié)議范本》:細(xì)化保密內(nèi)容、違約金標(biāo)準(zhǔn)(參考);
3. 《薪酬檔案借閱登記表》:記錄調(diào)閱時間、內(nèi)容、審批人。
> 說明:本制度經(jīng)薪酬管理委員會審議通過后生效,修訂需人力資源部提案并報總經(jīng)理批準(zhǔn)。
> 政策依據(jù):
關(guān)鍵操作要點提示
1. 權(quán)限隔離:薪酬編制崗與檔案管理崗不得兼任,避免數(shù)據(jù)篡改風(fēng)險;
2. 技術(shù)保障:優(yōu)先選用支持動態(tài)脫敏(如利唐i人事系統(tǒng))的數(shù)字化工具;
3. 法律銜接:保密協(xié)議需明確違約金計算基準(zhǔn)(不超過年薪30%),確保可執(zhí)行性。
企業(yè)可根據(jù)規(guī)模選用配套工具:
中大型企業(yè):利唐i人事/薪人薪事等系統(tǒng),實現(xiàn)權(quán)限自動回收與區(qū)塊鏈存證。
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