在企業(yè)推動月度經(jīng)營復盤會議的時候，發(fā)現(xiàn)很多管理者對于目標偏差背后的原因分析往往比較淺，導致未來的改進思路和行動也比較寬泛。確實，對于問題背后的本質(zhì)原因的分析思考，不是一件容易的事兒。分享一個很簡單實用的工具，叫5WHY的追問法。5WHY的追問法是指針對一個問題的表象，連續(xù)追問5個為什么？以探究到更本質(zhì)的原因。這個其實是在豐田被廣泛推行的方法。關于豐田應用以外的追問法，有一個非常經(jīng)典的案例，它是關于針對公司生產(chǎn)機器停機的問題。
第一個WHY，為什么機器停了？答案是因為機器超載，保險絲燒斷了。
第二個WHY，為什么機器會超載？答案是因為軸承的潤滑不足。
第三個WHY，為什么軸承會潤滑不足？答案是因為潤滑泵失靈了。
第四個WHY，為什么潤滑泵會失靈？答案是因為它的輪軸耗損。
第五個WHY，為什么潤滑泵的輪軸會耗損答案，答案是因為雜質(zhì)跑到里面去了。
所以經(jīng)過連續(xù)五次不停的問為什么,才找到了問題的真正原因和解決的方法。最終最高效的解決方案就是在潤滑度上加上玻璃。聽上去好像這是一個非常簡單的工具框架，實際用起來并沒有那么容易，也不是那么機械，需要管理者的不斷的實踐和訓練之后靈活性。
再舉一個案例，這是一個軟件公司交付部門在月度復盤的時候，針對一個問題點展開了5WHY的分析。這個問題點是某一個重要的項目延期一個月才結項目。
第一個問題，為什么項目延期一個月結項，答案是因為項目結項沒有一次性通過。
第二個問題，為什么項目結項，沒有一次性通過。答案是因為項目經(jīng)理的精力分散。
第三個問題，為什么項目經(jīng)理的精力會比較分散？答案是因為項目經(jīng)理的人手不足。
第四個問題，為什么項目經(jīng)理的人手不足？答案是因為人資部門招聘補充不及時。
如果只是用國外的工具追問到這個角度，交付部門就成功的把問題的原因歸結到了其他部門，也就是人力資源。所以當在應用5WHY進行追問的時候，要從自身、他人、環(huán)境等多個角度去挖掘原因，特別是自身角度。因為原因的探究最終是為了能夠執(zhí)行一些改進的動作。
第五個問題，可以嘗試去做這樣的自問，或者是追問為什么人資部招聘不及時，或者可以做什么來推動人資部招聘更及時。答案可能就會變成了具體的解決方案，是要和人事部門共同梳理清晰的項目經(jīng)理的畫像標準。
案例也可以換一個角度。在第三個問題的時候，不是去問為什么項目經(jīng)理的精力分散，而是去問雖然項目經(jīng)理承擔了很多項目，精力比較分散，但是事實上也有很多的項目是按期交付的。那這個是為什么？這個時候可能就會讓自己去思考答案，可能就會變成了，因為那些項目比較簡單，而這個項目的復雜性和創(chuàng)新性比較高。這個時候就可以緊接著用第四個問題去這樣來問，為什么項目經(jīng)理在對復雜性和創(chuàng)新性比較高的項目的時候，投入的精力不夠多，或者怎么樣讓項目經(jīng)理能夠把更多的精力投入到復雜性和創(chuàng)新性比較高的項目上。這個時候，答案和解決方案可能就出來了，那就是公司應該要建立一些項目分級的標準，以及針對不同級別的項目的人員配置和精力投放的方案。
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