檔案管理軟件為信息化時(shí)代企業(yè)高效管理提供了關(guān)鍵支撐。這一系統(tǒng)具有諸多功能，適用于多種類型的檔案信息集中管理。
檔案管軟理件品種多樣，類型繁多。市場(chǎng)上主流的檔案管理軟件主要包含以下幾類：
1. 企業(yè)檔案管理軟件，這類軟件以企業(yè)需求為重點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案分類、存儲(chǔ)、檢索、借閱和銷毀等全流程管理。如“檔案管理大師”和“易檔通”等，它們幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案的高效利用，提升管理效率。
2. 學(xué)校檔案管理軟件，專門用于學(xué)校教育機(jī)構(gòu)，用于管理學(xué)生與教職工的檔案信息。例如“學(xué)校檔案管理系統(tǒng)”和“教育檔案管理軟件”，便于錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)和分析檔案信息，為學(xué)校教育管理提供支持。
3. 醫(yī)院檔案管理軟件，主要針對(duì)醫(yī)院的醫(yī)療檔案需求，如病歷檔案和醫(yī)學(xué)影像檔案等。如“醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)”和“醫(yī)療檔案管理軟件”，它們助力醫(yī)院實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，提高醫(yī)療檔案的可查詢性和可利用性。
還有針對(duì)特定行業(yè)或需求的檔案管理軟件，如“人事檔案管理軟件”和“工程項(xiàng)目檔案管理軟件”，根據(jù)行業(yè)特點(diǎn)和需求提供專業(yè)化的檔案管理功能。
在企業(yè)的檔案管理工作中，檔案的分類與整理是重要環(huán)節(jié)。其過程是將零散和需要進(jìn)一步條理化的檔案進(jìn)行分類、組合、排列和編目，形成有序的體系。
要區(qū)分全宗。全宗是企業(yè)在進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)及其他活動(dòng)中形成的有機(jī)體系，由各種原始記錄構(gòu)成。其構(gòu)成主要取決于組織在行政、財(cái)務(wù)和組織人力資源上的獨(dú)立性。
全宗內(nèi)檔案的分類是管理的核心內(nèi)容。這需要根據(jù)企業(yè)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、形成規(guī)律及相互聯(lián)系進(jìn)行科學(xué)分類。選擇合適的分類方法、制定分類方案是關(guān)鍵。
具體來說，企業(yè)檔案分類方法包括多種標(biāo)準(zhǔn)，如職能分類、問題分類、組織機(jī)構(gòu)分類等。每種分類標(biāo)準(zhǔn)都有其應(yīng)用場(chǎng)景和價(jià)值，需根據(jù)實(shí)際情況靈活運(yùn)用。分類標(biāo)準(zhǔn)的組合也是重要的環(huán)節(jié)，需根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況確定先后的次序，形成合理的分類體系。
一、企業(yè)檔案一級(jí)類目設(shè)置方法概述
企業(yè)檔案的一級(jí)類目是檔案分類的基石?！豆I(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》為企業(yè)提供了九個(gè)一級(jí)類目，包括行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品、科學(xué)技術(shù)研究、基本建設(shè)、設(shè)備儀器、會(huì)計(jì)檔案和領(lǐng)導(dǎo)員工檔案。這并不是一成不變的，企業(yè)可以根據(jù)自身實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。如大型或生產(chǎn)程序特殊的工業(yè)企業(yè)，如冶金企業(yè)，可以基于其獨(dú)特的檔案構(gòu)成增設(shè)相關(guān)一級(jí)類目。相反，規(guī)模較小的企業(yè)可以根據(jù)其工作性質(zhì)、工作內(nèi)容和檔案數(shù)量減少或合并相關(guān)一級(jí)類目。對(duì)于非生產(chǎn)性企業(yè)，如商業(yè)和金融企業(yè)，也可以根據(jù)自身特點(diǎn)增設(shè)一級(jí)類目。
二、企業(yè)檔案二級(jí)及二級(jí)以下類目和分類層次的確定
企業(yè)檔案二級(jí)及二級(jí)以下類目的設(shè)置需依據(jù)企業(yè)管理職能的分工，與一級(jí)類目設(shè)置類似。而企業(yè)檔案分類層次的確定則要根據(jù)企業(yè)性質(zhì)、檔案種類和數(shù)量等多種因素來具體決定，沒有固定模式。規(guī)模較小的企業(yè)可以簡(jiǎn)化分類層次，只設(shè)置一級(jí)；而規(guī)模大的企業(yè)可能需要三級(jí)甚至四級(jí)。同一企業(yè)的不同門類檔案也需要根據(jù)工作性質(zhì)和任務(wù)，以及檔案的數(shù)量和規(guī)模來決定分類層次。
三、檔案保管單位的編立（立卷）
案卷是根據(jù)一定主題、內(nèi)部和外部特征編立的，是密切相關(guān)的若干文件的組合體。它是檔案的保管單位，也是檔案數(shù)量和一般檢索的基本單位之一。現(xiàn)行企業(yè)的文件立卷工作在文書和業(yè)務(wù)部門進(jìn)行，檔案部門應(yīng)予以協(xié)助和指導(dǎo)。
四、案卷排列方法
案卷排列是根據(jù)一定的方法確定每類案卷的順序和存放位置，保持案卷之間的聯(lián)系。常見的排列方法包括按工作聯(lián)系、內(nèi)容主題、起止日期、文件作者和涉及地區(qū)等進(jìn)行排列。前兩種方法最為常用且效果好。在實(shí)際操作中，這些方法往往結(jié)合使用。
五、案卷目錄的編制
案卷目錄即案卷的名冊(cè)，是著錄案卷內(nèi)容和成分并按一定次序編排的一覽表。設(shè)置案卷目錄的原則是，必須按照全宗來編制。案卷目錄的類型主要有綜合目錄和分冊(cè)目錄兩種。分冊(cè)目錄按其門類的特征，其編制方法又可分為按全宗檔案分類的類別、保管期限、保管期限結(jié)合分類方案以及檔案的機(jī)密程度等編制。
六、企業(yè)檔案管理的內(nèi)容
企業(yè)檔案管理涵蓋了多個(gè)方面，包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝、工裝的圖樣和技術(shù)文件，原材料檢驗(yàn)、生產(chǎn)調(diào)度工作中形成的各種文件材料，經(jīng)營(yíng)決策和經(jīng)銷管理的各種記錄等。還包括設(shè)備儀器、技術(shù)管理、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、物資供應(yīng)、勞動(dòng)工資、財(cái)務(wù)管理、教育培訓(xùn)、黨政工團(tuán)工作等方面的文件材料。
七、企業(yè)檔案管理的作用
企業(yè)檔案管理在安全生產(chǎn)和發(fā)展中起著至關(guān)重要的作用。通過制定安全生產(chǎn)發(fā)展規(guī)劃，建立和完善安全生產(chǎn)指標(biāo)及控制體系，加強(qiáng)行業(yè)管理，推動(dòng)安全科技進(jìn)步，研究出臺(tái)經(jīng)濟(jì)政策等，檔案管理為企業(yè)提供了決策支持和規(guī)范管理的依據(jù)。它還加強(qiáng)了教育培訓(xùn)，規(guī)范了勞動(dòng)管理，并推動(dòng)了立法工作和建立激勵(lì)機(jī)制。
轉(zhuǎn)載：http://runho.cn/zixun_detail/179786.html