如何做好公司質(zhì)量管理體系的管理代表工作呢？作為管理者代表，必須熟知質(zhì)量管理體系的相關(guān)條款和規(guī)定，了解如何使體系有效運作，熟悉各個部門的工作流程。以下是一些參考建議：
1. 確保各項體系過程、程序和實踐的建立及保持，以實現(xiàn)各個體系的目標。
2. 向最高管理者匯報關(guān)于組織實現(xiàn)各個體系計劃和需求的績效，以及有關(guān)實施的改進建議。
3. 確保各個體系相關(guān)的要求和職責(zé)在組織中得到有效的溝通和理解。
4. 確保各個體系的相關(guān)方具備相關(guān)的要求和職責(zé)意識。
接下來，讓我們詳細了解一下管理者代表的崗位職責(zé)：
一、協(xié)助總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)公司建立、實施和保持質(zhì)量管理體系，確保整個企業(yè)內(nèi)促進顧客質(zhì)量要求的形成，負責(zé)與質(zhì)量管理體系有關(guān)之外部聯(lián)絡(luò)。
二、負責(zé)體系文件控制，審核質(zhì)量手冊、質(zhì)量方針、目標，指導(dǎo)各部門負責(zé)人對相關(guān)文件的使用、保管、收集、整理與歸檔。
三、審查各部門的質(zhì)量記錄格式，并審批；負責(zé)監(jiān)督、管理各部門的質(zhì)量記錄。
四、向總經(jīng)理報告質(zhì)量管理體系運行情況，提出改進建議，協(xié)助總經(jīng)理制定管理評審計劃，協(xié)助協(xié)調(diào)各部門實施管理評審中的相關(guān)糾正和預(yù)防措施。
五、審查各有關(guān)部門編制的質(zhì)量計劃，協(xié)調(diào)各部門負責(zé)人對相關(guān)的質(zhì)量策劃及實施相應(yīng)的質(zhì)量計劃。
六、協(xié)調(diào)供銷部識別顧客的需求與期望，組織對檢測能力、生產(chǎn)能力及交貨期進行評審，并負責(zé)與顧客進行質(zhì)量方面的溝通。
七、負責(zé)協(xié)調(diào)工程部的產(chǎn)品設(shè)計、開發(fā)等工作，為工程部經(jīng)理提供質(zhì)量方面的參考意見。同時指導(dǎo)品質(zhì)部負責(zé)產(chǎn)品檢驗和試驗等后續(xù)工作。協(xié)助生產(chǎn)部對新產(chǎn)品的加工試制和生產(chǎn)。同時協(xié)調(diào)生產(chǎn)過程中對設(shè)施采購的質(zhì)量審查以及售后服務(wù)的指導(dǎo)工作。
對于首次運行的過程，首先在體系運行3-6個月期間，進行內(nèi)部質(zhì)量體系的審核，針對不合格項目進行及時糾正并追蹤關(guān)閉。接著，在大約6個月時，進行體系要求的管理評審，匯總報告并對改進項目追蹤關(guān)閉。與認證公司確定正式的認證審核，申請獲取認證證書。對于已存在的體系，只需針對此次換版的文件內(nèi)容進行修改，并按要求運行即可。
在建立質(zhì)量管理體系時，一個不可或缺的角色是“管理者代表”。那么，什么人可以擔(dān)任此角色？怎樣才能成為一個合格的管理者代表？作者結(jié)合多年的審核經(jīng)驗，對這一問題進行了深入探討。本文旨在為正在建立或準備建立質(zhì)量管理體系的組織在選擇管理者代表時提供啟示。
眾所周知，無論是質(zhì)量管理體系標準QMS（ISO9000族）還是環(huán)境管理體系標準EMS（ISO14000族）或職業(yè)安全衛(wèi)生管理標準OHSMS18000，組織在建立、運行相應(yīng)的管理體系時都應(yīng)由最高管理者指定專門的管理者代表，并明確其在建立、實施、保持和改進相應(yīng)的管理體系中的職責(zé)和權(quán)限。雖然標準并未強行要求管代必須由誰擔(dān)任，但由于其在組織建立實施質(zhì)量管理體系中的特殊性和重要性，對其本身的要求也相對較高。
管理者代表需要熟悉組織的產(chǎn)品或服務(wù)內(nèi)容、過程及其相關(guān)的作業(yè)程序。QMS特別注重過程的管理和控制，其核心是如何保證向顧客提供滿意的產(chǎn)品和服務(wù)。一個對組織的產(chǎn)品功能和特性一無所知或知之甚少的人很難擔(dān)負起建立并有效運行一個符合組織產(chǎn)品特性的質(zhì)量體系的工作。
管理者代表在組織中需要有一定的威信和人格魅力。QMS是一個全員參與的管理系統(tǒng)，在實施過程中會遇到來自各方面的阻力和習(xí)慣勢力的責(zé)難。管代需要具備足以勸阻、化解各種阻力和威懾的能力。
良好的人際關(guān)系和溝通能力也是必不可少的。作為管代，需要有效地將QMS的管理要求轉(zhuǎn)換成全體員工的行動，這需要通過深入宣傳、解釋和檢查來實現(xiàn)。較高的文字功底和一定的語言交流能力也是必不可少的，因為管代需要承擔(dān)編寫或?qū)徍梭w系文件的重要任務(wù)。
堅持原則敢于直言也是管代的重要品質(zhì)。一方面要對員工嚴格要求，對違反體系規(guī)定的行為及時指出和糾正；也要對最高管理者堅持原則，對體系運行中發(fā)現(xiàn)的問題敢于直言。
管理者代表的職責(zé)可以歸納為四個方面：確保體系的建立、實施和保持；向最高管理者報告體系業(yè)績和改進需求；提高組織內(nèi)滿足法律法規(guī)、顧客和相關(guān)方要求的意識；負責(zé)體系有關(guān)事宜的外部聯(lián)絡(luò)。在深刻理解標準各項要求的基礎(chǔ)上，管理者代表需要結(jié)合組織的實際情況，抓好目標建立、職能分配、資源需求、技術(shù)和管理作業(yè)文件建立、重大改進活動等方面的策劃。
做好管理者代表并非易事，需要具備一定的素質(zhì)和能力，并付出努力。7、內(nèi)審與管理評審的精心籌劃。一般而言，兩次相鄰評審的間隔時間不應(yīng)超過十二個月。在籌劃過程中，應(yīng)著重組織和推動相關(guān)職能部門做好前期準備工作，包括內(nèi)審員的培訓(xùn)、組織工作，確保各部門的輸入信息得到充分準備，同時細致策劃時間、地點的安排以及結(jié)果處理的策略。
對于體系文件的制定與宣貫，高層管理者代表需全面負責(zé)。需組織好文件的宣講、培訓(xùn)工作，確保其得到有效實施與運行。還需定期組織有關(guān)部門對文件適宜性、充分性、有效性進行檢查與評審，針對發(fā)現(xiàn)的問題及時責(zé)成相關(guān)部門進行改進，并對改進效果進行跟蹤驗證。
在內(nèi)部審核的實行中，管理者代表的首要任務(wù)是審查內(nèi)審計劃，包括內(nèi)審員的資質(zhì)、審核組的組成、時間安排及日程設(shè)定，以及審核部門與要素的分配等。要組織或參與首次及末次會議，以樹立審核組的權(quán)威性。還需關(guān)注審核進程，及時協(xié)調(diào)解決審核中遇到的問題，并對審核中產(chǎn)生的不符合項報告責(zé)成相關(guān)部門進行整改，并跟蹤驗證其整改效果。
在管理評審的執(zhí)行中，應(yīng)重點抓好前期的準備工作，按照標準或程序文件的規(guī)定將所需輸入的內(nèi)容及期限落實到相關(guān)職能部門。組織召開管理評審會議時，最高管理者應(yīng)親自主持并作出最終的評審結(jié)論與改進決策。而管理者代表則需對體系運行的績效、存在的問題及改進建議進行總結(jié)性發(fā)言。后期改進措施的實施與效果跟蹤驗證/評價也是管理評審的重要組成部分。
對于體系運行的重點過程，管理者代表需進行持續(xù)的監(jiān)視與評價。為確保組織管理體系的持續(xù)改進，管理者代表需掌握第一手資料，進行必要的數(shù)據(jù)分析，從數(shù)據(jù)中找出趨勢和規(guī)律，進而確定改進的方向與措施。這包括但不限于合同履行情況、供方供貨業(yè)績、關(guān)鍵特殊過程能力、產(chǎn)品一次交檢合格率等多方面的數(shù)據(jù)分析。
在工作方法上，管理者代表需注意以下幾點：要了解現(xiàn)狀并掌握動態(tài)，經(jīng)常到管理體系的歸口部門或現(xiàn)場了解組織內(nèi)部管理體系的現(xiàn)狀及運行動態(tài)。要加強溝通疏導(dǎo)，落實各項職能與任務(wù)，確保管理體系的建立、運行與改進成為一項系統(tǒng)工程。要不失時機地對文件化體系及其實施的符合性、適宜性、充分性與有效性進行監(jiān)視與評價。要善于分析并勤于改進，及時對各方面的數(shù)據(jù)信息進行分析，采取針對性的糾正/預(yù)防/改進措施。
作為組織的最高管理者代表，其職責(zé)是代表最高管理者對組織的質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系進行策劃與管理。其職責(zé)包括確保體系按標準要求建立、實施與保持；向最高管理者報告體系業(yè)績與改進需求；提高組織滿足顧客/法律法規(guī)/相關(guān)方要求的全員意識；以及負責(zé)體系相關(guān)事宜的外部聯(lián)絡(luò)。其任務(wù)包括深入學(xué)習(xí)并理解標準要求，成為標準要求的明白者；作為體系運行的策劃者、推進者與督查者；以及負責(zé)重大改進活動/項目的策劃與實施等。
在具體的工作中，管代應(yīng)重點關(guān)注以下幾個方面：目標的建立、展開與測量；職能分配的策劃與實施；資源需求的策劃與滿足；必要的技術(shù)和管理作業(yè)文件的建立與使用；以及重大改進活動/項目的策劃與實施等。還需精心策劃內(nèi)審與管理評審工作，為組織的持續(xù)、健康、有效運行提供堅實保障。
管代的作用直接關(guān)系到組織體系運行的成敗。其領(lǐng)導(dǎo)力、策劃力、組織力及改進能力等都是決定體系運行質(zhì)量的關(guān)鍵因素。只有充分發(fā)揮管代的各項職責(zé)與任務(wù)，才能確保組織管理體系步入良性循環(huán)軌道。企業(yè)管理體系的構(gòu)建與實施
在制定并實施施體系文件后，需對體系文件進行全面宣貫與培訓(xùn)，以保障其有效執(zhí)行。應(yīng)組織相關(guān)部門定期對體系文件的適宜性、充分性、有效性進行檢查與評審，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以改進，同時對改進效果進行跟蹤驗證。
在內(nèi)部審核的組織實施過程中，管理代表需全面負責(zé)。包括審查內(nèi)審計劃、親自組織或參與關(guān)鍵會議、關(guān)注審核進程以及及時解決審核中發(fā)生的問題。對于審核中開出的不符合報告，應(yīng)責(zé)成相關(guān)部門在規(guī)定期限內(nèi)進行整改，并跟蹤驗證整改效果。
在管理評審的組織實施中，管理代表需負責(zé)前期準備、組織召開管理評審會議以及總結(jié)（綜合）性發(fā)言。應(yīng)確保體系運行的績效、存在問題和改進建議得到全面梳理和評價，為最高管理者提供決策依據(jù)。管理代表還需關(guān)注后期改進措施的實施和效果跟蹤驗證/評價。
對于體系運行中的重點過程，如重要合同、關(guān)鍵供應(yīng)商、設(shè)計輸入與輸出、關(guān)鍵過程和特殊過程的能力等，管理代表應(yīng)進行重點監(jiān)視和評價。環(huán)境因素/危險源的識別與評價、法律與其他要求、目標和指標等EMS和OHSMS重點過程也需納入監(jiān)視范圍。
為了保障組織的管理體系持續(xù)改進，管理代表應(yīng)掌握第一手資料，進行必要的數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)其趨勢和規(guī)律，確定改進方向和措施。應(yīng)及時組織開展改進活動，根據(jù)日常檢查和數(shù)據(jù)分析中發(fā)現(xiàn)的問題或潛在問題及改進機會，制定并實施糾正或預(yù)防措施。
在履行職責(zé)和任務(wù)時，管理代表的工作方法應(yīng)注意四點：要了解現(xiàn)狀，掌握動態(tài)；要溝通疏導(dǎo)，落實職能；第三，要組織實施，監(jiān)視評價；要善于分析，勤于改進。這四點方法論能夠幫助管理代表更好地履行職責(zé)，推動管理體系的有效建立、實施和保持。
企業(yè)培訓(xùn)作為提升員工素質(zhì)、改善企業(yè)業(yè)績的重要手段，其實質(zhì)是一種長期收益。企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身需求和戰(zhàn)略目標，制定有序的培訓(xùn)計劃。通過不同業(yè)務(wù)人員、培訓(xùn)計劃、需求過程、培訓(xùn)信息反饋、效果評價等環(huán)節(jié)，實現(xiàn)企業(yè)業(yè)績的改善和投資收益。
搭建企業(yè)培訓(xùn)平臺時，應(yīng)梳理企業(yè)培訓(xùn)流程，確保平臺具備多種功能。例如魔學(xué)院這樣的企業(yè)培訓(xùn)平臺，提供了移動學(xué)習(xí)、培訓(xùn)項目、問卷調(diào)研、考試練習(xí)、社區(qū)問答、直播會議等終端功能。這些功能可以滿足企業(yè)內(nèi)部不同系統(tǒng)的需求，包括Web端、TV端、手機app等多種終端設(shè)備。平臺還提供了數(shù)據(jù)概覽、部門報表、自學(xué)報表等多維報表功能，幫助企業(yè)全面了解培訓(xùn)效果和數(shù)據(jù)統(tǒng)計。
為了實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標，針對性地對管理層進行培訓(xùn)是必要的。這包括提升特定部門或個別員工的培訓(xùn)，以及全面的管理培訓(xùn)。如果資源和能力允許，全面的管理培訓(xùn)是最理想的選擇，能夠全面提升管理層的綜合素質(zhì)。另一種選擇是參加知名院校的研修班，如浙江大學(xué)的企業(yè)研修班。這類研修班不僅提供系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，還通過實戰(zhàn)案例分析和交流互動，增強學(xué)員的團隊合作意識，提高解決問題的能力。
企業(yè)管理代表在管理體系的構(gòu)建與實施中扮演著重要角色。通過有效的工作方法和持續(xù)的改進活動，他們能夠推動企業(yè)管理體系的有效建立、實施和保持。企業(yè)培訓(xùn)平臺的搭建和針對管理層的培訓(xùn)也是實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標的重要手段。
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