探索時(shí)間管理之道，遵循六大基本原則
以下是關(guān)于時(shí)間管理的一些見解，僅供參考。實(shí)現(xiàn)高效的時(shí)間管理，需要遵循以下六個(gè)基礎(chǔ)原則：
一、明確目標(biāo)導(dǎo)向
在制定目標(biāo)時(shí)，我們要確保目標(biāo)具體、可衡量、可實(shí)現(xiàn)、相關(guān)且有時(shí)限。具體來說，就是要避免使用模糊的概念，而是要明確界定成功的標(biāo)準(zhǔn)；目標(biāo)應(yīng)該有一個(gè)明確的衡量標(biāo)準(zhǔn)；目標(biāo)要符合自身實(shí)際狀況，不可過高或過低；目標(biāo)應(yīng)與工作和生活緊密相關(guān)；我們要為目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)設(shè)定時(shí)間節(jié)點(diǎn)。這樣，我們才能有的放矢，避免盲目行動(dòng)，減少不必要的浪費(fèi)。
二、制定計(jì)劃與組織性
將目標(biāo)分解為具體的工作計(jì)劃，采取適當(dāng)?shù)牟襟E和方法，是實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵。計(jì)劃應(yīng)該包括實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的各種途徑、*完成方式、時(shí)間節(jié)點(diǎn)劃分、檢查方式以及應(yīng)對(duì)預(yù)料之外情況的措施。在行動(dòng)中，我們要遵守計(jì)劃，努力完成計(jì)劃，并對(duì)計(jì)劃中出現(xiàn)的困難進(jìn)行及時(shí)評(píng)估和調(diào)整。
三、區(qū)分工作輕重緩急
時(shí)間管理的一個(gè)重要原則是要分清工作的優(yōu)先級(jí)。我們要將時(shí)間優(yōu)先用于緊急而重要的工作，其次為重要但不緊急的工作，然后是緊急但不重要的工作，最后才是既不緊急也不重要的工作。這樣，我們才能有效利用時(shí)間，提高工作效率。
四、合理安排時(shí)間
合理安排時(shí)間要求我們避免將時(shí)間浪費(fèi)在瑣碎的事情上，而是要將時(shí)間花在那些回報(bào)較高的事情上，爭(zhēng)取通過花費(fèi)較少的時(shí)間獲得較大的回報(bào)。這需要我們掌握重點(diǎn)，確保時(shí)間的有效利用。
五、協(xié)作共贏
在工作中，與周邊部門或人員保持協(xié)作是非常重要的。我們要爭(zhēng)取與他人取得時(shí)間上的一致性，通過協(xié)作在較短的時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)。這有助于提高工作效率，實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)。
六、遵守規(guī)則與紀(jì)律
時(shí)間管理同樣需要規(guī)則和紀(jì)律來約束。我們要實(shí)現(xiàn)自身的約束，注意時(shí)間的節(jié)點(diǎn)，及時(shí)與相關(guān)部門及人員溝通，將影響最小化。這六項(xiàng)原則為我們提供了時(shí)間管理的基本參考，但在實(shí)際的時(shí)間管理過程中，我們還需要不斷探索適合自身的方法。
還有一些關(guān)于時(shí)間管理的原則值得我們借鑒：
1. 時(shí)間平等分配：每個(gè)人都被平等地分配了時(shí)間資源，但如何有效利用時(shí)間卻是因人而異的。
2. 錯(cuò)誤的感覺：管理者常常誤以為自己的時(shí)間用在了應(yīng)該用的地方，而實(shí)際上并非如此。
3. 時(shí)間分析的必要性：記錄每日活動(dòng)并進(jìn)行分析是有效管理時(shí)間的必要步驟。
4. 預(yù)料并應(yīng)對(duì)：事先準(zhǔn)備并預(yù)料可能發(fā)生的意外事件，為這制訂應(yīng)急措施，避免發(fā)生意外。
5. 制定并執(zhí)行計(jì)劃：有效的時(shí)間管理需要制定并執(zhí)行計(jì)劃，計(jì)劃可以幫助我們節(jié)省時(shí)間和得到更好的結(jié)果。
6. 設(shè)定并堅(jiān)持最后時(shí)限：給自己設(shè)定最后時(shí)限并堅(jiān)持執(zhí)行，有助于克服拖延的弊病。
7. 集中精力：有效的管理人員總是將精力集中在能夠產(chǎn)生重大結(jié)果的那些關(guān)鍵性活動(dòng)上。
8. 效能與效率并重：不僅要注重效率，更要注重效能和效果的關(guān)系。用最少的資源得到*的效果才是真正的有效活動(dòng)。
9. 重視效果而非活動(dòng)：管理人員應(yīng)該重視預(yù)期的效果而非活動(dòng)本身，避免只顧活動(dòng)而忽視目標(biāo)的情況。
10. 追求*效果：用最小的努力獲得*的收益是實(shí)現(xiàn)*效果的關(guān)鍵。
管理人員常常面臨不切實(shí)際的時(shí)間預(yù)算問題。他們對(duì)完成任務(wù)所需時(shí)間的樂觀態(tài)度，以及對(duì)他人完成任務(wù)速度的超乎實(shí)際預(yù)期的期望，容易導(dǎo)致忽視時(shí)間的流逝與真實(shí)工作的難度。就如墨菲的第二定律所揭示的，每項(xiàng)任務(wù)往往比預(yù)期的耗時(shí)更長。管理人員應(yīng)更準(zhǔn)確地評(píng)估任務(wù)所需時(shí)間，避免做出不切實(shí)際的時(shí)間預(yù)算。
預(yù)期事件出現(xiàn)的可能性隨著有計(jì)劃的努力而增加。為了實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，我們需要有計(jì)劃地付出努力，提高事件發(fā)生的可能性。緊急任務(wù)與重要任務(wù)之間的沖突也是管理人員常面臨的問題。緊急任務(wù)常常占據(jù)大部分的時(shí)間和精力，導(dǎo)致重要任務(wù)被忽視或擱置。管理人員需要更好地平衡這兩種任務(wù)，避免被緊急任務(wù)牽著走。
危機(jī)管理和過度反應(yīng)也是管理人員需要注意的問題。低估問題的復(fù)雜性或過度反應(yīng)都可能導(dǎo)致決策失誤和時(shí)間的浪費(fèi)。我們需要根據(jù)實(shí)際情況靈活應(yīng)對(duì)問題，避免過度反應(yīng)或忽視問題帶來的風(fēng)險(xiǎn)。選擇性忽略可以自行解決的問題也是一種有效的策略，可以節(jié)省時(shí)間和精力用于更重要的工作。
在安排個(gè)人時(shí)間時(shí)，我們需要保持一定的機(jī)動(dòng)性，以應(yīng)對(duì)不可預(yù)見的情況和任務(wù)變化。我們還應(yīng)該合理安排自己的工作流程，明確優(yōu)先事項(xiàng)和重要任務(wù)，確保重要工作不被忽視或被拖延。在執(zhí)行計(jì)劃的過程中，我們需要定期進(jìn)行反饋和檢查，確保任務(wù)的進(jìn)展符合預(yù)期的計(jì)劃和目標(biāo)。對(duì)于在執(zhí)行過程中出現(xiàn)的重大偏差或意外情況，需要及時(shí)向主管匯報(bào)和處理。同時(shí)還需要培養(yǎng)良好中斷控制習(xí)慣和工作習(xí)慣以避免被打擾和拖延影響工作效率和時(shí)間管理效果。在實(shí)施時(shí)間管理計(jì)劃時(shí)也需要保持連續(xù)性確保每天的有效時(shí)間管理基礎(chǔ)穩(wěn)固可靠?？傊畷r(shí)間是所有管理資源中最重要的一種高效利用時(shí)間是我們每個(gè)人必須掌握的技能取消法、以人替時(shí)法改善效率法以及利用零散時(shí)間的技巧都可以幫助我們更好地管理時(shí)間從而更加高效地完成工作和學(xué)習(xí)任務(wù)同時(shí)也能夠享受更多休閑時(shí)光體驗(yàn)更豐富的人生閱歷讓生活更加充實(shí)和美好。親愛的朋友，我所分享的這些方法都是我親身實(shí)踐過并且仍在使用的，它們幫助我取得了顯著的進(jìn)步。我相信，如果您也能充分利用這些技巧和方法，您一定能夠取得更大的成就！
接下來，我想講述一個(gè)關(guān)于卡里分配任務(wù)的故事?？ɡ锸荁V航空公司的勤務(wù)組長，曾連續(xù)四年獲得“管理標(biāo)桿”稱號(hào)。他向三個(gè)清潔工分配任務(wù)的情況被專家組記錄了下來。
在一次發(fā)動(dòng)機(jī)項(xiàng)目的開工中，卡里向三個(gè)操作室布置了徹底打掃的任務(wù)。他將任務(wù)分為三個(gè)部分，分別指派給瑪麗、艾倫和勞拉。每個(gè)任務(wù)的指派都有具體的目標(biāo)，卡里根據(jù)不同員工的經(jīng)驗(yàn)和能力提出了不同的要求。這種分配任務(wù)的方式顯示了卡里的管理智慧。如果你是卡里，你會(huì)如何分配任務(wù)？你是否也有這樣的人才甄選意識(shí)呢？
我還想談?wù)勈跈?quán)的問題。每位主管都需要學(xué)會(huì)授權(quán)，但并非所有事情都適合授權(quán)給員工。有些事情需要主管親自去做，比如關(guān)乎項(xiàng)目或組織成敗的工作、需要主管身份才能去做的工作、需要組織中具有一定地位的人在場(chǎng)的工作，以及迫在眉睫的事。
在培訓(xùn)管理方面，信息化助推培訓(xùn)年度規(guī)劃效果日益顯著。在年末，各單位人事部門進(jìn)行培訓(xùn)工作總結(jié)和年度規(guī)劃時(shí)，如何提高培訓(xùn)調(diào)研的客觀性、課程設(shè)計(jì)的實(shí)效性，以及如何調(diào)整員工的學(xué)習(xí)心態(tài)，是各單位面臨的問題。北京慧之橋咨詢有限公司提出的“年度培訓(xùn)調(diào)研與規(guī)劃”整體解決方案，以信息化為手段，節(jié)省了時(shí)間，使調(diào)研分析報(bào)告更加客觀清晰。該方案還能根據(jù)員工知識(shí)結(jié)構(gòu)的特點(diǎn)和企業(yè)要求，迅速設(shè)計(jì)出針對(duì)性的個(gè)人和團(tuán)隊(duì)培訓(xùn)規(guī)劃。這種解決方案展現(xiàn)了培訓(xùn)信息化的優(yōu)勢(shì)。
某天早晨，張三走在上班的路上，下定決心一到辦公室就開始著手編制下年度的部門預(yù)算。他準(zhǔn)時(shí)九點(diǎn)鐘到達(dá)辦公室，但并未立刻投入預(yù)算編制工作。因?yàn)樗X得先整理辦公桌和辦公室能為自己提供一個(gè)干凈舒適的工作環(huán)境，更有利于后續(xù)的工作效率。他花了半小時(shí)整理，雖然延遲了原本的工作計(jì)劃，但他并不后悔。
整理完畢后，他感到滿意，點(diǎn)燃了一支休息。這時(shí)，他無意間發(fā)現(xiàn)報(bào)紙上的明星照片，于是忍不住拿起報(bào)紙瀏覽。看完報(bào)紙，時(shí)間已經(jīng)過去了十分鐘，他略感不安，因?yàn)槠x了原本的計(jì)劃。但作為企業(yè)的部門主管，他認(rèn)為閱讀報(bào)紙是必要的，可以了解資訊、放松心情。
正欲投入工作，電話鈴聲響起，是客戶的投訴電話。他耐心處理，花費(fèi)了二十分鐘安撫客戶。處理完電話后，他去洗手間，返回途中聞到咖啡香，同事正在享受上午茶。他考慮后決定加入，認(rèn)為清醒的頭腦更適合處理預(yù)算這樣的復(fù)雜工作。
回到辦公室，他精神煥發(fā)，準(zhǔn)備開始工作。但一看時(shí)間，已經(jīng)十點(diǎn)四十五分，距離十一點(diǎn)半的部門例會(huì)只剩十五分鐘。在這短暫的時(shí)間里，他覺得難以完成較大的任務(wù)，于是決定將草擬預(yù)算的工作留到明天。
張三展現(xiàn)的行為與時(shí)間管理原則相悖，拖延可能導(dǎo)致效率低下、問題堆積、心理挫折甚至影響職業(yè)前景。莎士比亞曾說過：“放棄時(shí)間的人，時(shí)間也會(huì)放棄他?！蓖涎訒?huì)讓人陷入煩躁情緒，累積的問題越多，處理起來越困難。拖延還會(huì)導(dǎo)致心理挫折，讓人對(duì)自己失去信心，懷疑能力并產(chǎn)生怨氣。
企業(yè)和個(gè)人都應(yīng)警惕拖延帶來的惡果。上司需要的是高效能、講實(shí)效的助手，而非優(yōu)柔寡斷的跟隨者。企業(yè)和員工都應(yīng)時(shí)刻提醒自己“拒絕拖延，立即行動(dòng)”。若有必要完成任務(wù)，不應(yīng)猶豫不決或反復(fù)詢問自己是否要做。相反，應(yīng)將確定的完成期限記錄下來，并準(zhǔn)時(shí)開始行動(dòng)。最后一分鐘才行動(dòng)不僅會(huì)讓人焦慮，還可能導(dǎo)致處理過程中的錯(cuò)誤和結(jié)果不盡如人意。
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