企業(yè)檔案管理涵蓋了諸多方面:
1. 產品生產方面,包括產品設計、工藝、工裝的圖樣和技術文件,以及原材料檢驗、產品生產過程和生產調度工作中產生的各類文件材料。
2. 經營銷售方面,記錄有企業(yè)經營決策和經銷管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等,還有市場經濟信息、廣告宣傳和用戶服務工作中形成的文件材料。
3. 設備儀器方面,涵蓋了設備儀器的圖樣和技術文件,以及設備儀器安裝、調試和驗收過程中的技術性、憑證性文件材料。
4. 技術管理方面,涉及質量管理、技術引進、技術改造和標準、計量、能源、環(huán)保、科技情報、科技檔案等管理中形成的各種文件材料。
5. 計劃統(tǒng)計方面,包括各種計劃、統(tǒng)計報表和計劃管理、統(tǒng)計分析活動中產生的文件材料。
6. 物資供應方面,涵蓋了物資、原材料采購、庫存保管、供應和工具管理中產生的文件材料。
7. 勞動工資方面,包括定額、定員和勞動調配以及勞動工資、勞動保護等方面的工作文件材料。
8. 財務管理方面,指的是財務管理中的各種帳冊、報表、憑證和文件等。
9. 教育培訓方面,包括了干部、職工教育和技術培訓的文件、教材等。
10. 黨、政、工、團工作方面,涉及企業(yè)黨務工作以及組織、宣傳、人事、保衛(wèi)工作中的各類文件材料。
11. 科學技術研究和工程建設方面,則按照相關規(guī)定執(zhí)行。
還有其他方面的文件材料。
進一步來說,企業(yè)檔案管理的作用十分重要:
1. 制定安全生產發(fā)展規(guī)劃,建立和完善安全生產指標及控制體系。
2. 加強行業(yè)管理,修訂行業(yè)安全標準和規(guī)程。
3. 增加安全投入,扶持重點煤礦治理瓦斯等重大隱患。
4. 推動安全科技進步,落實項目、資金。
5. 研究出臺經濟政策,建立、完善經濟調控手段。
6. 加強教育培訓,規(guī)范煤礦招工和勞動管理。
7. 加快立法工作。
8. 建立安全生產激勵約束機制。
參考企業(yè)檔案管理辦法的百度百科內容,企業(yè)檔案的分類主要包括以下幾個方面:
1. 全宗內的檔案分類:這是一個相對獨立的組成部分,其系統(tǒng)的結構和運行機制具有一定的特點。全宗內的檔案分類主要包括區(qū)分全宗、立卷、案卷的排列和案卷目錄的編制等。
2. 檔案內容的分類:這是企業(yè)檔案整理工作的核心內容,包括選擇分類方法、制定分類方案等。分類方法有多種,如職能分類標準、問題分類標準、組織機構分類標準、年度分類標準、型號分類標準和課題分類標準等。
在檔案整理工作中,要將零散的檔案進行基本的分類、組合、排列和編目,組成有序體系的過程。其中,全宗內檔案的分類是將特定企業(yè)的各種門類、各種形式的檔案材料按照一定標準進行劃分,以便于管理、查找和利用。
一、工程項目與企業(yè)檔案分類標準
針對企業(yè)的基建檔案,我們依據獨立的基建工程對其進行分類。這種分類標準能夠全面反映工程項目的實際情況,便于按項目進行檔案查找和利用。
我們還有專業(yè)性質分類標準和檔案形式分類標準。專業(yè)性質分類是按檔案內容所涉及和反映的專業(yè)性質來劃分企業(yè)檔案的類目,便于從專業(yè)角度進行檔案查找。而檔案形式分類則是按檔案文件的外形、名稱及制作載體等來劃分,使得同一名稱、同一形式、同一載體的檔案材料得以集中。
二、企業(yè)檔案分類標準的組合與應用
當企業(yè)檔案分類有兩個或兩個以上層次時,我們需要采用分類標準組合的方法進行。這些分類標準的運用是有先后次序的,當最先采用某一分類標準時,企業(yè)的檔案材料會優(yōu)先按照這一標準集中。
組合企業(yè)檔案分類標準,主要是要解決按什么標準集中企業(yè)的檔案材料,形成怎樣的企業(yè)檔案分類體系,以及為企業(yè)檔案提供何種檢索途徑的問題。
一級類目的設置是企業(yè)檔案分類的起點,通常依據《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》進行設置。但企業(yè)可以根據實際情況進行調整,如一些特殊行業(yè)或大型企業(yè)可以根據自身檔案構成的特殊性,適當增設或調整一級類目。
二級及二級以下類目的設置,同樣需要依據企業(yè)管理職能的分工。
三、企業(yè)檔案分類層次的確定
企業(yè)檔案分類層次的確定要考慮企業(yè)性質、檔案種類與數量等多種因素,沒有固定模式。
不同性質的企業(yè),其檔案分類層次會有所不同。規(guī)模較小的企業(yè),因管理簡單、工作內容不復雜、形成的檔案數量少,分類時可以簡化層次。而規(guī)模大的企業(yè),其檔案的分類層次通常會更復雜,可能達到三級甚至四級。
同一企業(yè)的不同門類檔案,其分類層次也會因工作性質、任務以及檔案的數量與規(guī)模而有所不同。
四、編立保管單位(立卷)
案卷是按照一定主題、內部特征和外部特征編立的,是若干密切相關文件的組合體。它是檔案的保管單位,也是數量統(tǒng)計和一般檢索的基本單位之一?,F(xiàn)行企業(yè)的文件立卷工作在文書部門和業(yè)務部門進行,但檔案部門應予以協(xié)助和指導。
五、案卷排列與目錄編制
案卷排列是根據一定方法確定每類案卷的前后次序和存放位置,保持案卷之間的聯(lián)系。常用的排列方法包括按工作聯(lián)系、內容問題、起止時間、作者和收發(fā)文單位以及涉及地區(qū)等排列。在實際操作中,這些方法往往結合使用。
案卷目錄即案卷的名冊,是著錄案卷內容和成分并按一定次序編排的一覽表。案卷目錄的類型主要有綜合目錄和分冊目錄兩種。分冊目錄的編制方法包括按全宗檔案分類的類別、保管期限、保管期限結合分類方案以及檔案的機密程度等編制。
企業(yè)檔案管理涉及的主要內容
1. 產品生產方面:包括產品設計、工藝、工裝的圖樣和技術文件,原材料檢驗、生產過程調度和文件中形成的各種材料。
2. 經營銷售方面:涉及企業(yè)經營決策、經銷管理記錄、合同和協(xié)議等文件材料,以及市場信息、廣告宣傳和用戶服務工作中的文件材料。
3. 設備儀器方面:包括設備儀器的圖樣和技術文件,安裝、調試、驗收過程中的技術文件,以及運行和維修記錄等。
4. 技術管理方面:涵蓋質量管理、技術引進、技術改造、標準和計量管理文件等。
5. 計劃統(tǒng)計方面:包括各種計劃、統(tǒng)計報表和計劃管理、統(tǒng)計分析文件。
6. 物資供應方面:涉及采購、庫存、供應和工具管理中的文件材料。
7. 勞動工資方面:包括定額、定員、勞動調配和勞動工資保護文件。
關于教育培訓方面:
干部、職工教育和培訓教材等相關文件。對于企業(yè)而言,教育培訓檔案是非常重要的一部分,涉及干部職工的素質提升和企業(yè)的長遠發(fā)展。
關于黨、政、工、團工作方面:
黨務工作、行政、共青團和工會等方面的文件。這些檔案反映了企業(yè)的組織管理架構和運行狀況,對于企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展具有重要意義。
關于科學技術研究及工程建設方面:
企業(yè)在進行科技研究和工程建設時,需要遵循相關規(guī)定,相關文件和資料需要妥善保存,以備后續(xù)查閱和參考。
其他方面:
包括未列明的相關文件和材料。這些檔案可能涉及企業(yè)的各個方面,是全面反映企業(yè)運營狀況的重要資料。
企業(yè)檔案管理的作用包括但不限于:
制定安全生產發(fā)展規(guī)劃,完善安全生產指標和控制體系,確保企業(yè)的安全生產。
加強行業(yè)管理,修訂安全標準和規(guī)程,提高行業(yè)管理的規(guī)范化水平。
增加安全投入,支持重大隱患治理,確保企業(yè)的穩(wěn)健運營。
推動安全科技進步,確保項目資金投入,提高企業(yè)的競爭力。
研究制定經濟政策,建立經濟調控手段,優(yōu)化企業(yè)經濟運營。
加強教育培訓,規(guī)范勞動管理,提升員工素質。
加快立法工作,確保企業(yè)運營的合法性。
建立安全生產激勵和約束機制,激發(fā)員工的安全生產意識。
企業(yè)檔案的管理中,重要的會議材料、對外正式發(fā)文、工作計劃、合同協(xié)議、薪酬福利文件、大事記及反映重要活動的剪報、照片等都需要妥善歸檔。這些檔案反映了企業(yè)的運營狀況和歷史過程,對于企業(yè)的決策和發(fā)展具有重要意義。
企業(yè)文件材料歸檔的基本要求包括:歸檔的文件材料必須完整、真實、層次分明,并符合其形成規(guī)律。企業(yè)生產活動中形成的科技文件材料,以及各項管理工作中形成的文件材料,都需要指定人員負責積累、整理后歸檔。企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分,對于企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展具有至關重要的作用。以上內容主要來源于百度百科的相關詞條。
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