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引言：藥品研發(fā)檔案——支撐創(chuàng)新與合規(guī)的“數(shù)字基因庫”

在醫(yī)藥行業(yè)，一款新藥從概念萌發(fā)到上市，往往需要經(jīng)歷少則5年、多則10年以上的研發(fā)周期，涉及藥理研究、毒理試驗、臨床試驗等數(shù)十個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。這些環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的實驗數(shù)據(jù)、分析報告、會議記錄等檔案資料，不僅是研發(fā)過程的“活化石”，更是藥品上市審評、技術(shù)迭代升級、知識產(chǎn)權(quán)保護的核心依據(jù)。2025年，隨著藥品監(jiān)管政策的持續(xù)細化與行業(yè)創(chuàng)新速度的加快，建立一套科學、系統(tǒng)的研發(fā)檔案管理規(guī)程，已成為藥企提升合規(guī)能力、保障技術(shù)傳承的重要課題。

一、制度根基：明確管理目標與制定依據(jù)

藥品研發(fā)檔案管理規(guī)程的首要任務，是通過制度設(shè)計確保檔案的“三性”——完整性、準確性與安全性。從國家層面看，《中華人民共和國檔案法》《科學技術(shù)檔案工作條例》等法規(guī)為檔案管理提供了根本遵循；從行業(yè)實踐看，ICH（國際人用藥品注冊技術(shù)協(xié)調(diào)會）指南、《藥品注冊管理辦法》等要求研發(fā)活動必須具備可追溯性，這直接轉(zhuǎn)化為對檔案管理的具體標準；從企業(yè)內(nèi)部看，結(jié)合自身研發(fā)流程特點（如創(chuàng)新藥與仿制藥的檔案差異）、組織架構(gòu)（如跨部門協(xié)作的檔案流轉(zhuǎn)需求）制定細則，是制度落地的關(guān)鍵。

以某生物制藥企業(yè)為例，其在規(guī)程總則中明確：“本制度適用于公司所有研發(fā)項目（包括臨床前研究、Ⅰ-Ⅳ期臨床試驗、上市后研究）產(chǎn)生的紙質(zhì)及電子檔案，涵蓋實驗原始記錄、數(shù)據(jù)圖譜、倫理批件、溝通紀要等23類核心文件，管理范圍覆蓋收集、整理、保管、利用、銷毀全生命周期?！边@種對適用范圍的清晰界定，避免了檔案管理中的“盲區(qū)”。

二、分類與內(nèi)容：構(gòu)建標準化的檔案“目錄樹”

藥品研發(fā)的復雜性決定了檔案類型的多樣性，科學分類是實現(xiàn)高效管理的前提。通?？砂础半A段-類型-載體”三維度進行劃分：

（一）按研發(fā)階段分類

• 臨床前研究階段：包括化合物篩選記錄、藥效學實驗報告、藥代動力學數(shù)據(jù)、毒理學研究資料（如急性/慢性毒性試驗、遺傳毒性試驗）等；
• 臨床試驗階段：涵蓋倫理委員會批件、知情同意書模板、各期臨床試驗方案、CRF（病例報告表）填寫記錄、統(tǒng)計分析報告、安全性總結(jié)等；
• 上市后研究階段：包含藥品不良反應監(jiān)測記錄、藥物警戒報告、仿制藥一致性評價數(shù)據(jù)、工藝優(yōu)化驗證資料等。

（二）按文件類型分類

可分為原始記錄類（如實驗儀器自動生成的圖譜、手工記錄的實驗步驟）、報告類（如階段性總結(jié)報告、最終研究報告）、證明類（如資質(zhì)證書、批件、合同）、溝通類（如與CRO的往來郵件、與監(jiān)管機構(gòu)的發(fā)補意見回復）四大類。其中，原始記錄是檔案的“核心資產(chǎn)”，需特別標注“不可修改”“追溯源頭”等標識。

（三）按載體形式分類

包括紙質(zhì)檔案（如手寫實驗記錄、簽字版報告）與電子檔案（如存儲于LIMS系統(tǒng)的實驗數(shù)據(jù)、PDF格式的批件掃描件）。對于電子檔案，需同步保存元數(shù)據(jù)（如創(chuàng)建時間、修改記錄、操作人信息），確保其“原始性”不被破壞。

三、管理流程：全生命周期的精細化操作規(guī)范

檔案管理不是簡單的“收集+存放”，而是貫穿研發(fā)始終的動態(tài)過程。其核心流程可拆解為“收集-整理-保管-利用-銷毀”五大環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都需制定具體操作標準。

（一）收集：確?！皯獨w盡歸，即時歸檔”

收集環(huán)節(jié)的關(guān)鍵是“及時性”與“完整性”。研發(fā)人員需在實驗結(jié)束后24小時內(nèi)提交原始記錄（電子記錄自動上傳，紙質(zhì)記錄經(jīng)負責人簽字后移交），避免因拖延導致數(shù)據(jù)遺漏或丟失。例如，某藥企規(guī)定：“單次動物實驗結(jié)束后，實驗員需在當日將解剖照片、體重記錄、病理切片報告等同步至檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)自動生成‘待歸檔’任務，由項目組長在3個工作日內(nèi)完成審核?！贝送?，對于跨部門協(xié)作產(chǎn)生的檔案（如CRO公司提供的第三方報告），需明確接收責任人（通常為項目PM），并核對文件清單與簽字蓋章完整性。

（二）整理：建立“可檢索、可追溯”的分類體系

整理環(huán)節(jié)需完成兩項核心工作：一是分類編碼，二是立卷歸檔。分類編碼可采用“項目編號+階段代碼+文件類型代碼+順序號”的規(guī)則，例如“2025-YF-01-CL-003”可代表“2025年研發(fā)的YF項目，臨床前研究階段（CL）的第3份實驗報告”。立卷歸檔時，紙質(zhì)檔案需按“卷內(nèi)目錄-文件材料-備考表”順序裝訂，電子檔案需轉(zhuǎn)換為不可修改格式（如PDF/A）并備份至專用服務器。值得注意的是，所有檔案需標注“密級”（如內(nèi)部公開、 confidential、strictly confidential），并與研發(fā)項目的知識產(chǎn)權(quán)等級匹配。

（三）保管：物理安全與數(shù)字安全的雙重保障

保管環(huán)節(jié)的重點是防范檔案損毀或泄露。紙質(zhì)檔案需存放于恒溫恒濕（溫度18-22℃，濕度35-45%）的檔案柜中，配備防火、防蟲、防鼠設(shè)施；電子檔案需存儲于符合GxP標準的數(shù)據(jù)庫（如Oracle、SQL Server），采用“本地+異地”雙備份策略（例如主服務器存放于上海，災備服務器設(shè)于成都），并通過區(qū)塊鏈技術(shù)記錄操作日志（如查閱、下載、修改等行為），確保數(shù)據(jù)不可篡改。此外，訪問權(quán)限需分級管理：普通研發(fā)人員僅能查看本項目檔案，部門負責人可跨項目檢索，檔案管理員擁有元數(shù)據(jù)修改權(quán)限但無內(nèi)容編輯權(quán)。

（四）利用：在合規(guī)中釋放檔案價值

檔案的最終目的是“被使用”，但需平衡利用效率與安全風險。利用流程通常包括申請-審批-使用-歸還四個步驟：研發(fā)人員需通過檔案管理系統(tǒng)提交《檔案查閱申請表》，注明使用目的（如補充申報、技術(shù)復盤）；審批人（項目負責人或質(zhì)量部）需在2個工作日內(nèi)審核，重點核查使用需求的合理性；使用過程中，紙質(zhì)檔案僅限在檔案室內(nèi)查閱（禁止外借），電子檔案可下載但需在72小時內(nèi)刪除臨時文件；歸還時，系統(tǒng)自動記錄使用時長與操作痕跡，形成“利用閉環(huán)”。某創(chuàng)新藥企通過這*程，在2025年Q2的上市申報中，僅用3天就完成了3000頁臨床數(shù)據(jù)的調(diào)取與核對，較以往效率提升60%。

（五）銷毀：謹慎評估后的“有序退出”

并非所有檔案都需*保存。根據(jù)《藥品注冊管理辦法》要求，新藥研發(fā)檔案至少保存至藥品退市后5年（生物制品需延長至10年），仿制藥檔案保存至上市后10年。銷毀前需由檔案管理部門聯(lián)合質(zhì)量部、法務部組成鑒定小組，確認檔案已無保存價值（如項目終止且無復活可能、數(shù)據(jù)已被更完整版本替代）；鑒定通過后，需填寫《檔案銷毀清冊》（注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式），經(jīng)分管副總審批；銷毀時，紙質(zhì)檔案采用碎紙機粉碎（碎紙顆粒小于2mm）或焚燒（確保完全碳化），電子檔案需通過專業(yè)軟件進行數(shù)據(jù)擦除（如DoD 5220.22-M標準），并由監(jiān)銷人簽字確認。

四、信息化賦能：從“人工管理”到“智能驅(qū)動”的升級

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式（如手工登記、柜架存儲）已難以滿足現(xiàn)代藥企的需求，2025年，越來越多的企業(yè)開始引入信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的“數(shù)字化轉(zhuǎn)型”。

以某頭部藥企部署的EDMS（電子文檔管理系統(tǒng)）為例，該系統(tǒng)具備四大核心功能：一是自動采集，與LIMS（實驗室信息管理系統(tǒng)）、CTMS（臨床試驗管理系統(tǒng)）等研發(fā)工具對接，實時抓取實驗數(shù)據(jù)；二是智能分類，通過OCR識別與自然語言處理（NLP）技術(shù)，自動提取文件關(guān)鍵詞（如“毒理學”“Ⅲ期臨床”）并匹配分類規(guī)則；三是權(quán)限管控，結(jié)合RBAC（基于角色的訪問控制）與ABAC（基于屬性的訪問控制），根據(jù)用戶職位、項目角色、文件密級動態(tài)分配權(quán)限；四是追溯審計，所有操作（包括查閱、下載、修改）均生成時間戳與操作人信息，形成完整的審計軌跡，滿足FDA、EMA等國際監(jiān)管機構(gòu)的合規(guī)要求。

此外，區(qū)塊鏈技術(shù)的應用進一步提升了檔案的可信度。某生物科技公司將關(guān)鍵實驗數(shù)據(jù)（如基因測序結(jié)果）上鏈存儲，通過分布式節(jié)點驗證機制，確保數(shù)據(jù)“一旦記錄，無法篡改”，這在應對監(jiān)管檢查時，顯著縮短了數(shù)據(jù)核查時間。

五、人員與培訓：制度落地的“最后一公里”

再好的制度，也需要“人”來執(zhí)行。藥品研發(fā)檔案管理涉及三類核心人員：

• 研發(fā)人員：作為檔案的“第一責任人”，需掌握檔案收集的基本要求（如原始記錄的書寫規(guī)范：不得涂改，錯誤處劃單杠并簽名）、電子系統(tǒng)的操作技能（如如何上傳附件、填寫元數(shù)據(jù)）；
• 檔案管理員：需具備檔案管理專業(yè)知識（如《醫(yī)藥科學技術(shù)檔案管理辦法》）、熟悉藥品研發(fā)流程（能識別不同階段的關(guān)鍵檔案）、掌握信息化系統(tǒng)操作（如EDMS的權(quán)限配置、備份策略）；
• 部門負責人：需承擔監(jiān)督職責（如審核檔案收集的及時性）、資源協(xié)調(diào)（如為檔案管理系統(tǒng)升級提供預算）、合規(guī)培訓（定期組織法規(guī)學習，如《藥品記錄與數(shù)據(jù)管理要求（試行）》）。

為提升人員能力，企業(yè)需建立常態(tài)化培訓機制。培訓內(nèi)容包括法規(guī)解讀（如《中華人民共和國檔案法實施辦法》）、操作實務（如電子檔案的格式要求）、案例分析（如某企業(yè)因?qū)嶒炗涗浫笔е律鲜猩暾埍痪艿慕逃枺?025年，某跨國藥企采用“線上+線下”結(jié)合的培訓模式：線上通過微課程學習基礎(chǔ)規(guī)則（約8學時），線下通過模擬演練（如模擬監(jiān)管檢查場景，練習檔案調(diào)取與答疑）強化實操能力，年度培訓覆蓋率達100%，檔案合規(guī)率較上年提升25%。

六、監(jiān)督與改進：構(gòu)建動態(tài)優(yōu)化的管理閉環(huán)

檔案管理不是“一勞永逸”的工作，需通過監(jiān)督檢查發(fā)現(xiàn)問題，通過持續(xù)改進提升水平。

（一）監(jiān)督檢查的重點內(nèi)容

包括：檔案收集的及時性（是否存在超過24小時未歸檔的記錄）、整理的規(guī)范性（分類編碼是否符合規(guī)則）、保管的安全性（電子檔案備份是否正常、紙質(zhì)檔案環(huán)境溫濕度是否達標）、利用的合規(guī)性（是否存在越權(quán)查閱行為）、銷毀的嚴謹性（銷毀清冊是否完整、監(jiān)銷記錄是否齊全）。檢查頻率可根據(jù)企業(yè)規(guī)模調(diào)整：中小型藥企每季度一次，大型藥企每月一次，關(guān)鍵項目（如申報NDA的項目）需每周抽查。

（二）問題整改與持續(xù)改進

對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題（如某批次實驗記錄簽名不全），需下發(fā)《整改通知書》，明確整改責任人、完成時限（通常不超過7個工作日）。整改完成后，需提交《整改報告》并附證明材料（如補簽后的記錄掃描件）。同時，企業(yè)需定期（每年一次）對檔案管理制度進行評審，結(jié)合監(jiān)管政策變化（如2025年新修訂的《藥品管理法實施條例》）、技術(shù)發(fā)展（如AI在檔案分類中的應用）、內(nèi)部反饋（研發(fā)人員提出的流程優(yōu)化建議），對規(guī)程進行修訂完善，確保制度始終與實際需求相匹配。

結(jié)語：以檔案管理之“穩(wěn)”，筑研發(fā)創(chuàng)新之“基”

在醫(yī)藥行業(yè)競爭日益激烈的2025年，藥品研發(fā)檔案已從“輔助性資料”升級為“戰(zhàn)略性資產(chǎn)”。一套科學、高效的檔案管理規(guī)程，不僅能保障企業(yè)的合規(guī)性，更能通過數(shù)據(jù)的有效利用加速技術(shù)迭代、降低重復研發(fā)成本。無論是小型Biotech還是大型制藥企業(yè)，都需將檔案管理納入研發(fā)體系的核心環(huán)節(jié)，通過制度完善、技術(shù)賦能、人員培養(yǎng)，構(gòu)建“全生命周期、全流程覆蓋、全要素管理”的檔案管理體系。唯有如此，才能在創(chuàng)新藥研發(fā)的長跑中，既跑得快，又跑得穩(wěn)。

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