### 引言
在當(dāng)今競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)環(huán)境中，宣傳物料對(duì)于企業(yè)、機(jī)構(gòu)等組織的推廣和發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。2025年已然到來(lái)，科學(xué)、合理地進(jìn)行宣傳物料的購(gòu)置管理是每個(gè)組織都需要重視的工作。合理的宣傳物料購(gòu)置能夠精準(zhǔn)地傳遞信息，吸引目標(biāo)受眾，提升知名度和影響力；而有效的管理則能控制成本、提高資源利用率。然而，很多人在宣傳物料購(gòu)置管理方面可能存在諸多困惑，如如何制定采購(gòu)計(jì)劃、選擇合適的供應(yīng)商、控制成本、存儲(chǔ)保管物料等。本文將為你提供一份全面的2025年宣傳物料購(gòu)置管理指南，幫助你解決這些難題，讓你的宣傳工作更加順暢、高效。
### 一、2025年宣傳物料采購(gòu)前的準(zhǔn)備工作
#### （一）明確宣傳物料需求
1. **結(jié)合宣傳計(jì)劃**：不同的宣傳活動(dòng)對(duì)物料的需求差異很大。如果是舉辦大型的展會(huì)活動(dòng)，可能需要大量的海報(bào)、易拉寶、宣傳手冊(cè)等；若是開(kāi)展校園招生宣傳，針對(duì)不同地區(qū)的招生需求，就像安徽、河北、浙江等地，會(huì)根據(jù)當(dāng)?shù)氐恼猩吆蛯W(xué)生特點(diǎn)，分別在《安徽青年報(bào)》《河北省普通高等學(xué)校招生計(jì)劃<考試與招生>》《2025年普通高校招生計(jì)劃（普通類(lèi)）》等報(bào)刊雜志上進(jìn)行宣傳信息發(fā)布，以滿(mǎn)足在當(dāng)?shù)匚龑W(xué)生報(bào)考的需求。同時(shí)，還要考慮宣傳活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、目標(biāo)受眾等因素。
2. **部門(mén)協(xié)作溝通**：宣傳工作往往不是一個(gè)部門(mén)能夠獨(dú)立完成的，需要多個(gè)部門(mén)共同協(xié)作。比如，業(yè)務(wù)部門(mén)可以提供產(chǎn)品或服務(wù)的詳細(xì)信息，市場(chǎng)部門(mén)明確目標(biāo)受眾和宣傳重點(diǎn)，財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)預(yù)算的審核和控制。各部門(mén)之間充分溝通，才能確保宣傳物料的設(shè)計(jì)和內(nèi)容與整體宣傳目標(biāo)一致。
#### （二）確定采購(gòu)預(yù)算
1. **分析歷史數(shù)據(jù)**：參考以往類(lèi)似宣傳活動(dòng)的采購(gòu)成本，包括各類(lèi)物料的價(jià)格、數(shù)量以及總體預(yù)算。同時(shí)，可以關(guān)注全國(guó)近一年采購(gòu)招標(biāo)預(yù)算金額的變化趨勢(shì)分布情況，比如從一些招標(biāo)項(xiàng)目的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析中獲取相關(guān)信息，以此合理預(yù)估本次采購(gòu)的預(yù)算范圍。像2025年至2026年宣傳物料制作項(xiàng)目采購(gòu)項(xiàng)目，招標(biāo)預(yù)算為1631.36萬(wàn)元，這對(duì)于類(lèi)似項(xiàng)目的預(yù)算制定具有一定的參考價(jià)值。
2. **考慮市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)**：原材料價(jià)格、人工成本等因素會(huì)導(dǎo)致市場(chǎng)上宣傳物料的價(jià)格有所波動(dòng)。在確定預(yù)算時(shí)，要充分考慮這些因素，預(yù)留一定的彈性空間，以應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的價(jià)格上漲情況。
#### （三）了解供應(yīng)商信息
1. **市場(chǎng)調(diào)研**：通過(guò)網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、參加展會(huì)等方式，廣泛收集供應(yīng)商的信息。了解他們的經(jīng)營(yíng)范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的情況。
2. **評(píng)估供應(yīng)商實(shí)力**：可以通過(guò)查看供應(yīng)商的業(yè)績(jī)案例、客戶(hù)評(píng)價(jià)、資質(zhì)證書(shū)等，對(duì)其進(jìn)行綜合評(píng)估。還可以實(shí)地考察供應(yīng)商的生產(chǎn)基地，了解其生產(chǎn)流程和管理水平。例如，在選擇廣告用品制作單位時(shí)，要經(jīng)過(guò)辦公室、營(yíng)銷(xiāo)部綜合評(píng)比后擇優(yōu)選擇，一般總體設(shè)計(jì)、制作效果優(yōu)先，材質(zhì)第二，價(jià)格次之。
### 二、2025年宣傳物料的采購(gòu)流程
#### （一）發(fā)布采購(gòu)信息
1. **選擇合適的采購(gòu)方式**：根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和預(yù)算，選擇公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、單一來(lái)源采購(gòu)等合適的采購(gòu)方式。如學(xué)生工作處2025年招生宣傳服務(wù)項(xiàng)目中，部分項(xiàng)目就采用了單一來(lái)源談判采購(gòu)的方式，像《安徽青年報(bào)》特刊、河北省《考試與招生》等媒體廣告投放項(xiàng)目。
2. **發(fā)布采購(gòu)公告**：在相關(guān)的采購(gòu)平臺(tái)、媒體上發(fā)布詳細(xì)的采購(gòu)公告，包括項(xiàng)目名稱(chēng)、采購(gòu)內(nèi)容、預(yù)算金額、資質(zhì)要求、投標(biāo)截止時(shí)間等信息。例如，2025年各類(lèi)宣傳設(shè)計(jì)及物料制作服務(wù)采購(gòu)公告，會(huì)明確公布項(xiàng)目編號(hào)、招標(biāo)預(yù)算、資質(zhì)要求、招標(biāo)方式、投標(biāo)截止時(shí)間等內(nèi)容。
#### （二）供應(yīng)商選擇與投標(biāo)
1. **篩選供應(yīng)商**：對(duì)響應(yīng)采購(gòu)信息的供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，根據(jù)其提供的資質(zhì)文件、業(yè)績(jī)證明等，排除不符合要求的供應(yīng)商。
2. **投標(biāo)與評(píng)標(biāo)**：符合要求的供應(yīng)商按照采購(gòu)公告的要求提交投標(biāo)文件，采購(gòu)方組織評(píng)標(biāo)委員會(huì)進(jìn)行評(píng)標(biāo)。評(píng)標(biāo)過(guò)程要嚴(yán)格按照既定的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保公平、公正、公開(kāi)。
#### （三）簽訂采購(gòu)合同
1. **明確合同條款**：合同中要詳細(xì)規(guī)定雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)物料的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。例如，原則上所有廣告用品的制作，均須由財(cái)務(wù)部于制作前與合作單位簽訂文本合同，明確責(zé)權(quán)。
2. **審核與簽訂**：合同簽訂前，要組織相關(guān)部門(mén)對(duì)合同條款進(jìn)行審核，確保合同內(nèi)容符合公司利益和法律法規(guī)要求。審核通過(guò)后，雙方正式簽訂合同。
### 三、2025年宣傳物料的種類(lèi)與選擇要點(diǎn)
#### （一）常見(jiàn)宣傳物料種類(lèi)
1. **印刷品**
- **海報(bào)**：用于展示活動(dòng)信息、產(chǎn)品特點(diǎn)等，具有視覺(jué)沖擊力強(qiáng)的特點(diǎn)?？煞譃槭覂?nèi)海報(bào)和室外海報(bào)，室內(nèi)海報(bào)一般尺寸較小，材質(zhì)較輕?。皇彝夂?bào)則需要考慮防水、防曬等因素，材質(zhì)較厚。
- **宣傳手冊(cè)**：內(nèi)容豐富，可詳細(xì)介紹企業(yè)的產(chǎn)品、服務(wù)、發(fā)展歷程等信息。通常采用銅版紙印刷，裝幀精美。
- **宣傳單頁(yè)**：成本較低，便于發(fā)放和傳播。可用于快速傳達(dá)活動(dòng)信息、促銷(xiāo)優(yōu)惠等。
2. **展示類(lèi)物料**
- **易拉寶**：安裝和拆卸方便，常用于活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)、展廳等場(chǎng)所，吸引觀(guān)眾的注意力。
- **展板**：尺寸較大，可展示更豐富的內(nèi)容，常用于展會(huì)、會(huì)議等大型活動(dòng)。
- **陳列架**：用于展示產(chǎn)品實(shí)物或宣傳資料，提高產(chǎn)品的展示效果。
3. **禮品類(lèi)物料**
- **文化衫**：印有企業(yè)標(biāo)志或宣傳標(biāo)語(yǔ)的文化衫，既可以作為員工的工作服，也可以作為禮品送給客戶(hù)或合作伙伴。
- **筆記本**：實(shí)用的辦公用品，可在封面或內(nèi)頁(yè)印刷企業(yè)信息，起到宣傳作用。
- **鑰匙扣**：小巧便攜，是一種常見(jiàn)的宣傳禮品。
#### （二）選擇要點(diǎn)
1. **與宣傳目標(biāo)匹配**：根據(jù)宣傳活動(dòng)的目標(biāo)和受眾，選擇合適的宣傳物料。如果是針對(duì)年輕消費(fèi)者的活動(dòng)，可以選擇時(shí)尚、個(gè)性化的物料；如果是面向企業(yè)客戶(hù)的宣傳，則需要選擇專(zhuān)業(yè)、穩(wěn)重的物料。
2. **考慮使用場(chǎng)景**：不同的使用場(chǎng)景對(duì)物料的要求也不同。在室內(nèi)使用的物料可以注重美觀(guān)和精致；在室外使用的物料則要考慮耐久性和防水、防曬等性能。
3. **控制成本**：在保證物料質(zhì)量和宣傳效果的前提下，盡量選擇成本較低的物料?？梢酝ㄟ^(guò)批量采購(gòu)、與供應(yīng)商談判等方式降低采購(gòu)成本。
### 四、2025年宣傳物料的質(zhì)量把控
#### （一）設(shè)計(jì)審核
1. **內(nèi)容審核**：確保宣傳物料的內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，符合宣傳目標(biāo)和企業(yè)形象。要對(duì)文字表述、圖片選擇、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性等進(jìn)行嚴(yán)格審核。
2. **風(fēng)格審核**：設(shè)計(jì)風(fēng)格要與企業(yè)的品牌形象一致，同時(shí)考慮目標(biāo)受眾的喜好。避免出現(xiàn)過(guò)于花哨或低俗的設(shè)計(jì)風(fēng)格。
#### （二）制作過(guò)程監(jiān)控
1. **實(shí)地考察**：有條件的話(huà)，可以到供應(yīng)商的生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行實(shí)地考察，了解物料的制作過(guò)程，確保制作工藝符合要求。
2. **樣品確認(rèn)**：在大規(guī)模制作之前，要求供應(yīng)商提供樣品，對(duì)樣品的質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)。如果樣品不符合要求，及時(shí)要求供應(yīng)商進(jìn)行修改。
#### （三）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)制定
1. **明確驗(yàn)收指標(biāo)**：制定詳細(xì)的驗(yàn)收指標(biāo)，包括物料的尺寸、顏色、材質(zhì)、印刷質(zhì)量等方面的要求。
2. **嚴(yán)格驗(yàn)收程序**：按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購(gòu)回來(lái)的宣傳物料進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)收，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決。對(duì)于不合格的物料，要堅(jiān)決予以退換。
### 五、2025年宣傳物料的存儲(chǔ)與保管
#### （一）存儲(chǔ)環(huán)境要求
1. **干燥通風(fēng)**：宣傳物料應(yīng)存儲(chǔ)在干燥、通風(fēng)的倉(cāng)庫(kù)或存放區(qū)域，避免受潮發(fā)霉。對(duì)于一些紙質(zhì)物料，如海報(bào)、宣傳手冊(cè)等，潮濕的環(huán)境容易導(dǎo)致紙張變形、發(fā)霉，影響使用效果。
2. **溫度適宜**：保持存儲(chǔ)環(huán)境的溫度適宜，避免高溫或低溫對(duì)物料造成損壞。特別是一些塑料制品和電子產(chǎn)品，高溫可能會(huì)導(dǎo)致變形，低溫可能會(huì)影響其性能。
#### （二）分類(lèi)存放與標(biāo)識(shí)
1. **分類(lèi)存儲(chǔ)**：按照物料的類(lèi)型和用途進(jìn)行分類(lèi)存放，如將印刷品、展示類(lèi)物料、禮品類(lèi)物料分別存放。這樣便于快速取用和管理。
2. **標(biāo)識(shí)清晰**：為每個(gè)存放區(qū)域設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)，注明物料的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等信息。同時(shí)，對(duì)物料的包裝盒或包裝上也進(jìn)行相應(yīng)的標(biāo)識(shí)，方便查找。
#### （三）定期檢查與清理
1. **檢查物料狀態(tài)**：保管人員應(yīng)定期對(duì)宣傳物料進(jìn)行檢查，查看物料是否有損壞、過(guò)期等情況。及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。
2. **清理過(guò)期物料**：對(duì)于過(guò)期或不再使用的宣傳物料，要及時(shí)進(jìn)行清理，騰出存儲(chǔ)空間，減少庫(kù)存積壓。
### 六、2025年宣傳物料的發(fā)放與使用管理
#### （一）發(fā)放計(jì)劃制定
1. **結(jié)合活動(dòng)安排**：根據(jù)宣傳活動(dòng)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和地點(diǎn)，制定詳細(xì)的宣傳物料發(fā)放計(jì)劃。明確每種物料的發(fā)放數(shù)量、發(fā)放時(shí)間和發(fā)放地點(diǎn)。
2. **合理分配資源**：根據(jù)不同活動(dòng)的重要程度和預(yù)期效果，合理分配宣傳物料的資源。避免出現(xiàn)某些活動(dòng)物料過(guò)剩，而另一些活動(dòng)物料不足的情況。
#### （二）發(fā)放登記與監(jiān)督
1. **登記記錄**：建立宣傳物料發(fā)放登記制度，記錄物料的發(fā)放情況，包括發(fā)放人員、領(lǐng)用人員、物料名稱(chēng)、數(shù)量等信息。以便對(duì)物料的使用情況進(jìn)行跟蹤和管理。
2. **監(jiān)督使用情況**：安排專(zhuān)人對(duì)宣傳物料的使用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保物料按照規(guī)定的方式和用途進(jìn)行使用。避免物料的浪費(fèi)和濫用。
#### （三）使用效果評(píng)估
1. **定期評(píng)估**：定期對(duì)宣傳物料的使用效果進(jìn)行評(píng)估，了解物料在宣傳活動(dòng)中的作用和影響。可以通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查、現(xiàn)場(chǎng)觀(guān)察、銷(xiāo)售數(shù)據(jù)分析等方式進(jìn)行評(píng)估。
2. **反饋與改進(jìn)**：根據(jù)評(píng)估結(jié)果，及時(shí)向相關(guān)部門(mén)反饋物料使用過(guò)程中存在的問(wèn)題和建議，對(duì)宣傳物料的設(shè)計(jì)、制作和發(fā)放進(jìn)行改進(jìn)，提高宣傳效果。
### 七、2025年宣傳物料的成本控制與效果評(píng)估
#### （一）成本控制措施
1. **預(yù)算管理**：嚴(yán)格按照預(yù)算進(jìn)行采購(gòu)，對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。在采購(gòu)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)成本超出預(yù)算，及時(shí)分析原因并采取措施進(jìn)行調(diào)整。
2. **優(yōu)化采購(gòu)流程**：通過(guò)優(yōu)化采購(gòu)流程，減少中間環(huán)節(jié)，降低采購(gòu)成本。可以采用集中采購(gòu)、批量采購(gòu)等方式，與供應(yīng)商進(jìn)行談判，爭(zhēng)取更優(yōu)惠的價(jià)格。
#### （二）效果評(píng)估指標(biāo)與方法
1. **設(shè)定評(píng)估指標(biāo)**：包括物料的曝光率、關(guān)注度、轉(zhuǎn)化率、銷(xiāo)售增長(zhǎng)等指標(biāo)。例如，通過(guò)統(tǒng)計(jì)宣傳物料在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的曝光次數(shù)、觀(guān)眾的停留時(shí)間等，評(píng)估物料的吸引力；通過(guò)分析宣傳物料發(fā)放前后的銷(xiāo)售數(shù)據(jù)，評(píng)估物料對(duì)銷(xiāo)售的促進(jìn)作用。
2. **采用多種評(píng)估方法**：綜合運(yùn)用定性和定量的評(píng)估方法。定性評(píng)估可以通過(guò)收集觀(guān)眾的反饋意見(jiàn)、專(zhuān)家的評(píng)價(jià)等進(jìn)行；定量評(píng)估則可以通過(guò)數(shù)據(jù)分析、統(tǒng)計(jì)圖表等方式進(jìn)行。
### 八、2025年宣傳物料購(gòu)置管理的案例分析
#### （一）成功案例分析
以某大型企業(yè)在2025年的一次全國(guó)性產(chǎn)品推廣活動(dòng)為例，該企業(yè)在宣傳物料購(gòu)置管理方面采取了一系列有效的措施。在采購(gòu)前，通過(guò)充分的市場(chǎng)調(diào)研和部門(mén)溝通，明確了宣傳物料的需求和預(yù)算。選擇了多家優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商進(jìn)行合作，通過(guò)招標(biāo)的方式降低了采購(gòu)成本。在物料設(shè)計(jì)上，結(jié)合產(chǎn)品特點(diǎn)和目標(biāo)受眾，采用了新穎、時(shí)尚的設(shè)計(jì)風(fēng)格，制作了高質(zhì)量的海報(bào)、宣傳手冊(cè)、易拉寶等物料。在存儲(chǔ)和保管方面，建立了專(zhuān)門(mén)的倉(cāng)庫(kù)，對(duì)物料進(jìn)行分類(lèi)存放和標(biāo)識(shí)，定期進(jìn)行檢查和清理。在發(fā)放和使用過(guò)程中，制定了詳細(xì)的發(fā)放計(jì)劃，對(duì)物料的使用情況進(jìn)行了嚴(yán)格的監(jiān)督和評(píng)估。通過(guò)這些措施，該活動(dòng)取得了良好的宣傳效果，產(chǎn)品的知名度和銷(xiāo)售額都得到了顯著提升。
#### （二）失敗案例反思
某小型企業(yè)在2025年舉辦的一次展會(huì)活動(dòng)中，由于宣傳物料購(gòu)置管理不善，導(dǎo)致活動(dòng)效果不佳。在采購(gòu)前，沒(méi)有明確物料的需求和預(yù)算，盲目采購(gòu)了大量的物料，造成了浪費(fèi)。在物料設(shè)計(jì)上，沒(méi)有考慮目標(biāo)受眾的喜好和展會(huì)的主題，設(shè)計(jì)風(fēng)格混亂，內(nèi)容缺乏吸引力。在存儲(chǔ)和保管方面，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的倉(cāng)庫(kù)，物料隨意堆放，導(dǎo)致部分物料損壞。在發(fā)放和使用過(guò)程中，沒(méi)有制定發(fā)放計(jì)劃，物料發(fā)放混亂，無(wú)法準(zhǔn)確到達(dá)目標(biāo)受眾手中。這次活動(dòng)不僅沒(méi)有達(dá)到預(yù)期的宣傳效果，還增加了企業(yè)的成本負(fù)擔(dān)。
### 九、2025年宣傳物料購(gòu)置管理的未來(lái)趨勢(shì)與建議
#### （一）未來(lái)趨勢(shì)
1. **數(shù)字化智能化**：隨著科技的不斷發(fā)展，宣傳物料將越來(lái)越多地向數(shù)字化、智能化方向發(fā)展。例如，虛擬展示、互動(dòng)式海報(bào)、電子宣傳冊(cè)等數(shù)字化物料將逐漸普及，能夠提供更加豐富、生動(dòng)的宣傳體驗(yàn)。
2. **環(huán)保可持續(xù)**：環(huán)保意識(shí)的增強(qiáng)將促使企業(yè)更加注重宣傳物料的環(huán)保性和可持續(xù)性。采用可降解、可再生的材料制作宣傳物料，減少對(duì)環(huán)境的污染。
3. **個(gè)性化定制**：消費(fèi)者對(duì)個(gè)性化的需求越來(lái)越高，宣傳物料也將更加注重個(gè)性化定制。根據(jù)不同客戶(hù)的需求和特點(diǎn)，設(shè)計(jì)制作專(zhuān)屬的宣傳物料，提高宣傳的針對(duì)性和效果。
#### （二）建議
1. **緊跟科技發(fā)展**：企業(yè)要密切關(guān)注科技發(fā)展的動(dòng)態(tài)，積極引入數(shù)字化、智能化的宣傳物料和技術(shù)，提升宣傳效果和競(jìng)爭(zhēng)力。
2. **加強(qiáng)環(huán)保意識(shí)**：在宣傳物料的采購(gòu)和制作過(guò)程中，優(yōu)先選擇環(huán)保材料和工藝，推動(dòng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
3. **注重?cái)?shù)據(jù)分析**：通過(guò)對(duì)宣傳物料使用效果的數(shù)據(jù)分析，了解消費(fèi)者的需求和行為，為宣傳物料的設(shè)計(jì)和制作提供科學(xué)依據(jù)。
### 結(jié)論
2025年宣傳物料購(gòu)置管理是一項(xiàng)系統(tǒng)而復(fù)雜的工作，涉及到采購(gòu)、質(zhì)量把控、存儲(chǔ)保管、發(fā)放使用、成本控制和效果評(píng)估等多個(gè)環(huán)節(jié)。通過(guò)明確宣傳物料需求、合理確定采購(gòu)預(yù)算、選擇合適的供應(yīng)商、嚴(yán)格把控物料質(zhì)量、科學(xué)存儲(chǔ)保管物料、有效發(fā)放使用物料以及進(jìn)行成本控制和效果評(píng)估等措施，能夠提高宣傳物料的使用效率和效果，降低企業(yè)的成本，提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。同時(shí)，要關(guān)注宣傳物料購(gòu)置管理的未來(lái)趨勢(shì)，不斷創(chuàng)新和改進(jìn)管理方法，以適應(yīng)市場(chǎng)的變化和發(fā)展。希望本文提供的2025年宣傳物料購(gòu)置管理指南能夠?yàn)槟阍趯?shí)際工作中提供有益的參考和幫助，讓你的宣傳工作更加順利、高效。
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