如何管理時(shí)間之中層管理者如何獲得更多自由
一位政治家在回答“如何做好一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)”時(shí)，只說(shuō)了5個(gè)字：“用對(duì)幾個(gè)人”。很遺憾，這5個(gè)字無(wú)法幫助大多數(shù)職業(yè)經(jīng)理人解決其主要問(wèn)題，因?yàn)樗麄冎械拇蠖鄶?shù)，甚至可以說(shuō)所有人都不再有機(jī)會(huì)做擁有*權(quán)力的第一把手(即便做到了CEO，仍然會(huì)面對(duì)董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)和相關(guān)現(xiàn)代管理機(jī)制的約束)，他們所面對(duì)的管理對(duì)象，絕不僅僅是下屬。
因此，在某種意義上，在現(xiàn)代組織中，所有管理者都是“中層”。任何一個(gè)成功的現(xiàn)代管理者，除了要學(xué)會(huì)管理下屬，同時(shí)也必須能夠?qū)Υ蒙霞?jí)、平級(jí)，當(dāng)然也包括管理好自己。換成一個(gè)量化的角度闡述，就是他們要學(xué)會(huì)平衡好花在工作上的三類(lèi)時(shí)間：上級(jí)占用的時(shí)間，被組織支配的時(shí)間以及個(gè)人支配的時(shí)間。
如何處理好這三者的關(guān)系，是一個(gè)管理者管理能力的最直接表現(xiàn)，當(dāng)然對(duì)于那些傳統(tǒng)意義上的“中層”管理者尤其如此。
最無(wú)奈：被領(lǐng)導(dǎo)占用的時(shí)間
如果沒(méi)有上級(jí)，就省了許多事情和時(shí)間。上級(jí)不是非有不可，一個(gè)人如果退休、領(lǐng)取社會(huì)救濟(jì)、中了彩票，就沒(méi)有上司了。但是，只要你在工作，就必然有上司，而管理中有一條金科玉律：金主制定規(guī)則!
既然上司說(shuō)了算，對(duì)于下屬來(lái)說(shuō)，讓上司對(duì)自己滿(mǎn)意無(wú)疑是好處大大的。但是，取悅上司需要花時(shí)間，而處理令上司不悅的事情，需要花的時(shí)間更多。
例如，某中層員工因?yàn)槊τ谔幚硐聦俚腻e(cuò)誤而不小心自己也犯了一個(gè)錯(cuò)誤：沒(méi)有及時(shí)向上司報(bào)告工作進(jìn)展，結(jié)果上級(jí)在工作快要結(jié)束時(shí)才發(fā)現(xiàn)了他工作存在一個(gè)大問(wèn)題，于是不得不進(jìn)行調(diào)整、返工，弄得雙方都措手不及，都非常尷尬。
于是，領(lǐng)導(dǎo)接受了“教訓(xùn)”在給這個(gè)員工布置任務(wù)后，還布置了一大堆“及時(shí)”匯報(bào)的任務(wù)，這使得后者被迫多花費(fèi)了很多時(shí)間，這比事先告訴領(lǐng)導(dǎo)整件事的來(lái)龍去脈要麻煩多了。
我們做工作，如何才能總是得到上司的認(rèn)可?最好的回答是：上司想讓你做什么，你就做什么。如果你不想做上司讓你做的事情，那么就去改變上司的想法，但是無(wú)論如何，你一定要做上司吩咐的事情。
但這并不是說(shuō)對(duì)上司要唯命是從，相反，如果對(duì)上司唯命是從，那么你就是多余的。所以，當(dāng)你不贊同上司交給你的事情時(shí)，你需要站在對(duì)方的位置上換位思考，我們稱(chēng)之為“忠誠(chéng)反對(duì)”，即你會(huì)向你的上司提出一些更好的備選方案，如果能說(shuō)服其接受你的方案那當(dāng)然好;如果說(shuō)服不了，你就必須按他的要求去做。
任何一位資深的員工都會(huì)體會(huì)到這條真理：你做出來(lái)的成績(jī)讓自己滿(mǎn)意容易，讓老板滿(mǎn)意卻很難。老板很挑剔，不會(huì)輕易認(rèn)可你的工作，所以有時(shí)你發(fā)現(xiàn)，贏得老板的認(rèn)可比將工作做好還要費(fèi)時(shí)。
但請(qǐng)相信：如果沒(méi)有用足夠多的時(shí)間迎合上司，你就得被上司占用更多的時(shí)間，這也意味著你能花在同事、副手、下屬以及自己興趣愛(ài)好上的時(shí)間越來(lái)越少。
最必須：被組織支配的時(shí)間
受組織支配的時(shí)間，是指我們花費(fèi)在行政事務(wù)上，以及滿(mǎn)足除上司和下屬以外的人(即同事、副手)的相關(guān)要求的時(shí)間，而這些要求存在于每一個(gè)組織內(nèi)部。公司的運(yùn)作就像一條沒(méi)有盡頭的傳送帶，有無(wú)數(shù)個(gè)滑輪如織交錯(cuò)，將東西送上送下，這里說(shuō)的時(shí)間就是其中一個(gè)滑輪。對(duì)你而言，將公事放入籃中，你就減一分，將公事拿出來(lái)，你就加一分。
受組織支配的時(shí)間包括行政文件、例行會(huì)議、必要的電話等。
比如，如果你的秘書(shū)跳槽了，那么用人力資源的專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)來(lái)說(shuō)，就是你的部門(mén)出現(xiàn)了一個(gè)“待填補(bǔ)空缺”(招到人后稱(chēng)之為“已填補(bǔ)空缺”)。倘若你讓人事部門(mén)為你招聘一個(gè)新秘書(shū)，他們則會(huì)要求你填寫(xiě)一張表格，列明該工作的具體職責(zé)等。你應(yīng)付這些事情所花的時(shí)間就叫作受組織支配時(shí)間，也有人稱(chēng)之為繁文縟節(jié)或官僚僵化。
其實(shí)每一個(gè)組織機(jī)構(gòu)都存在繁文縟節(jié)，因?yàn)樾姓块T(mén)負(fù)責(zé)各級(jí)管理的人手總是不足。一位行政人員曾這樣向一位中層管理者解釋?zhuān)?ldquo;你們提出的要求是無(wú)限的，但是我們能做的事情*是有限的!”面對(duì)眾多的要求，行政人員為了避免混亂，也為了讓自己的工作更加井然有序，他們會(huì)推行各種各樣的政策、程序、手冊(cè)等。很多人都抱怨繁文縟節(jié)浪費(fèi)時(shí)間，但是，不付出受組織支配時(shí)間的后果更嚴(yán)重。
先舉個(gè)某經(jīng)理報(bào)修椅子的故事：
由于經(jīng)理很忙，所以他沒(méi)空了解誰(shuí)負(fù)責(zé)椅子的采購(gòu)，也沒(méi)親自去索要新的椅子，而是打了一個(gè)電話過(guò)去。那時(shí)經(jīng)理壓力很大，椅子壞了讓他惱羞成怒，以至于他對(duì)采購(gòu)員說(shuō)了臟話。采購(gòu)員回敬他：“更換辦公用品，要填寫(xiě)書(shū)面申請(qǐng)表格。”經(jīng)理手頭沒(méi)有表格，于是他不得不去了一趟采購(gòu)部。他竭力抑制住內(nèi)心的怒火，填好了表格。
10天后(那時(shí)他還在期待新椅子)，那張表格出現(xiàn)在他的公文籃里，上面附著一張便條：“對(duì)不起，無(wú)法執(zhí)行這項(xiàng)申請(qǐng)，因?yàn)榫盘?hào)表格里的授權(quán)號(hào)填錯(cuò)了。”他氣得臉都綠了，打電話給采購(gòu)員，大罵一通。當(dāng)他最終冷靜下來(lái)后，自己動(dòng)手修好了椅子。
在實(shí)際運(yùn)行中，沒(méi)有這些人的配合，我們就無(wú)法進(jìn)行日常管理工作，而且，他們求不著我們，但是如果我們?nèi)绷怂麄?，則會(huì)寸步難行。所以，為了在組織機(jī)構(gòu)中生存下去，我們不得不按章辦事，服從組織機(jī)構(gòu)的繁文縟節(jié)。如果我們?yōu)槭r(shí)間而自作聰明、打了折扣，他們就會(huì)懲罰我們，讓我們付出更大的代價(jià)，也就是讓我們花費(fèi)更長(zhǎng)的受組織支配時(shí)間。
最重要：個(gè)人支配的時(shí)間
個(gè)人支配的時(shí)間，用于完成我們自己決定要做的事情，而不是迫于老板、同事和向我們報(bào)告的人的嚴(yán)格要求才去做的事情。
因此在以上三類(lèi)時(shí)間里，個(gè)人支配的時(shí)間是重中之重。在組織機(jī)構(gòu)中，只有在這段時(shí)間里我們才能夠展示自我，遵從個(gè)性。在上司占用的時(shí)間里，上司的要求高于我們的個(gè)性。在受組織支配的時(shí)間里，配合位于首位。因此，只有利用好個(gè)人支配的時(shí)間，我們才能為公司做出獨(dú)特的貢獻(xiàn)，而如果沒(méi)有個(gè)人支配的時(shí)間，就無(wú)法成為工作的主人。
個(gè)人支配的時(shí)間如膽固醇一樣，分為好壞兩種：一種可自由支配，另一種則被下屬的事情纏身。而投入在照顧下屬的時(shí)間其實(shí)是我們強(qiáng)加給自己的，因?yàn)楣芾碚咭话愣加袡?quán)利選擇下屬。
那么，當(dāng)一個(gè)管理者發(fā)現(xiàn)自己總是不斷被迫在與上司、同事和下屬的互動(dòng)中掙扎和糾結(jié)時(shí)，應(yīng)該怎樣擺脫困境呢?
如何獲得更多個(gè)人時(shí)間
盡管處理這三類(lèi)關(guān)系都是必要的，但必須先選一處下手。而首先應(yīng)該砍掉下屬占用的時(shí)間，原因有兩個(gè)：第一，下屬占用的時(shí)間不屬于管理者的日程安排;第二，任何調(diào)整都會(huì)使一部分人焦慮和受害，如果非做不可，選擇權(quán)力最弱、對(duì)自己進(jìn)行打擊報(bào)復(fù)可能性最小的人當(dāng)然是最穩(wěn)妥的。
所以，最先拿下屬占用的時(shí)間開(kāi)刀。把砍下來(lái)的時(shí)間，花在自己身上(因?yàn)閭€(gè)人支配的時(shí)間是可自由支配的時(shí)間和被下屬的事纏身的時(shí)間之和)。
有個(gè)故事能很好地說(shuō)明上述理念：兩個(gè)同伴在森林里遇到了熊，遂拔腿逃命。當(dāng)熊快要追上他們的時(shí)候，其中一人趕忙穿上運(yùn)動(dòng)鞋。他的同伴說(shuō)：“就算那樣，你還是不可能比熊跑得快。”那人馬上回答說(shuō)：“我沒(méi)必要比熊跑得快，只要比你跑得快就行了!”
即使你跑得比同伴快，熊還是緊跟在你后面。同理，雖然一個(gè)管理者擺脫下屬的糾纏能讓自己的工作更快一步，但是其他的煩心事上司和同事的要求、下屬的合理請(qǐng)求仍然層出不窮。好在砍掉下屬占用的時(shí)間讓他獲得了可自由支配的時(shí)間，得以有一些空閑時(shí)間去處理其他的事情。
一旦獲得了可自由支配時(shí)間，要充分地利用它，把它作為種子、讓它成長(zhǎng)并產(chǎn)生價(jià)值。
首先，對(duì)上司，需要花時(shí)間去琢磨如何滿(mǎn)足其要求，以贏得其信賴(lài)，以便為自己爭(zhēng)取更多的可自由支配的時(shí)間。
例如，之前有許多工作必須上司點(diǎn)頭同意才能去做。他(她)想要預(yù)先了解你的工作計(jì)劃，以防你出錯(cuò)。
一條條的工作匯報(bào)也許會(huì)花很多的時(shí)間。但是，與領(lǐng)導(dǎo)充分溝通的好處很快顯現(xiàn)出來(lái)，隨著一個(gè)個(gè)項(xiàng)目的成功，上級(jí)會(huì)越來(lái)越消除對(duì)你辦事能力的疑慮，最后放手讓你全權(quán)負(fù)責(zé)后續(xù)的項(xiàng)目，而只需你在月度甚至季度報(bào)告里向上司做出報(bào)告，這會(huì)為你們倆都節(jié)省不少時(shí)間。換句話說(shuō)，利用自己剛剛獲得的可自由支配的時(shí)間給自己(和對(duì)方)創(chuàng)造了更多的可自由支配的時(shí)間。
對(duì)同事也應(yīng)該采取類(lèi)似的做法。有的管理者一開(kāi)始全憑經(jīng)理的權(quán)威處理事情，很快會(huì)發(fā)現(xiàn)這樣只會(huì)使得自己越來(lái)越忙，且無(wú)法提高效率。而一旦獲可自由支配的時(shí)間，就能逐漸開(kāi)始建立人脈，而后會(huì)發(fā)現(xiàn)與同事的關(guān)系越和諧，他們?cè)皆敢馀浜夏愕墓ぷ?，而根本不用費(fèi)太多的力氣。
可以用上面提到的那個(gè)換椅子的案例做個(gè)對(duì)比。有個(gè)中層管理者說(shuō)：過(guò)去他如果也因?yàn)槟呈录毙枰晃恍姓块T(mén)的同事的幫助時(shí)，對(duì)方無(wú)非就是例行公事地答復(fù)“請(qǐng)?zhí)顚?xiě)表格，我們會(huì)處理的”。
但在最近幾個(gè)月，他投入了一些可自由支配的時(shí)間，試圖與他們建立更好的關(guān)系。當(dāng)他急需幫忙時(shí)發(fā)現(xiàn)，不用費(fèi)盡心機(jī)，他們就會(huì)全力地配合他而這不是之前所謂的很官僚、笨拙、僵化的系統(tǒng)嗎?
對(duì)下屬也是一樣。既然我們現(xiàn)在都知道了自由時(shí)間的重要性，也知道了自由來(lái)自上級(jí)的信任和同事的熱情，我們就應(yīng)嘗試逐漸給下級(jí)更多的自由，也更加積極地去配合同事。而下屬越自立，同事越積極，也就意味著你的可自由支配時(shí)間越多!
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