### 引言
在企業(yè)的日常運營中，物料請購流程就像是人體的血液循環(huán)系統(tǒng)，對企業(yè)的生產(chǎn)、運營有著至關(guān)重要的作用。一個科學(xué)合理且高效的物料請購流程，能夠保障企業(yè)所需物資的及時供應(yīng)，降低采購成本，同時提高企業(yè)內(nèi)部管理的規(guī)范性和透明度。隨著2025年的到來，市場環(huán)境日益復(fù)雜，企業(yè)面臨著更多的機遇和挑戰(zhàn)，如何優(yōu)化物料請購流程，成為了眾多企業(yè)關(guān)注的焦點。本文將詳細(xì)探討2025年物料請購流程的優(yōu)化指南，為企業(yè)提升運營效率提供有力支持。
### 一、物料請購流程概述
#### 流程制定目的
制定物料請購流程主要是為了加強各使用部門對供應(yīng)采購工作的認(rèn)識，同時提高企業(yè)的內(nèi)部管理制度，進(jìn)一步完善及加強供應(yīng)采購工作。良好的物料請購流程能確保企業(yè)以最優(yōu)的成本獲得合適的物料，滿足生產(chǎn)運營的需求。
#### 常規(guī)請購類型及相關(guān)流程
- **物品、鮮活雜貨調(diào)味食品直接采購物資的申購**
- **申購單填寫**：各使用部門要根據(jù)營運、使用需要認(rèn)真填寫申購單。填寫內(nèi)容包括申請日期、申請部門、請購物品名稱、規(guī)格型號及數(shù)量等信息。備注欄需填寫清楚用途、要求，如果不是首次購買，還需填寫清楚上次購買的日期、數(shù)量及單價。例如，生產(chǎn)部門請購某種生產(chǎn)原料，需在申購單上明確該原料的具體規(guī)格、所需數(shù)量，以及之前購買的時間、數(shù)量和價格等，方便后續(xù)采購和成本核算。
- **樣版提供**：有樣版的必須提供樣版。小件樣版如紙版、布版、印刷稿件等需附在請購單上，而大件樣版需報送至供應(yīng)部或報請供應(yīng)部工作人員到實地現(xiàn)場查看。例如，企業(yè)請購定制的包裝材料，就需要提供樣版，以便采購人員準(zhǔn)確把握物料要求。
- **印刷品特殊處理**：凡一切對外宣傳的印刷品，必須先交到總經(jīng)理定稿及加簽，經(jīng)總經(jīng)理、部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)后，再把申購單送交至供應(yīng)部。這樣能確保企業(yè)的對外宣傳形象和信息的準(zhǔn)確性與規(guī)范性。
- **申購單登記簿設(shè)立**：各申請部門必須設(shè)立申購單登記簿，以便能夠更好地跟蹤申購單的去向。通過對申購單的跟蹤，可以及時了解采購進(jìn)度，避免因申購單丟失或延誤導(dǎo)致的采購不及時問題。
- **報價采購制度**
- **申購單接收與分配**：供應(yīng)部收到各申購部門的申購單后，應(yīng)在申購單上填寫接收日期，并做好登記工作后交供應(yīng)部負(fù)責(zé)人審閱，然后分配采購任務(wù)。這一步驟有助于明確責(zé)任，提高采購效率。
- **申購內(nèi)容分析**
- **庫存檢查**：采購員在接收到申購單后，首先要了解申購物品倉庫有無存貨。為了更好地控制成本，減少倉庫物品積壓及節(jié)約費用支出，若倉庫有存貨，采購員應(yīng)立即通知申購部門取消該申購單（并在申購單上注明“取消”字樣，同時簽上名字及取消日期），并由使用部門憑領(lǐng)貨單到倉庫領(lǐng)貨。比如，倉庫中還有足夠數(shù)量的辦公用品，采購人員就應(yīng)及時通知申請部門直接到倉庫領(lǐng)取，而無需再進(jìn)行采購。
- **印刷品稿件要求**：凡印刷品（包括印刷名片、速印宣傳單張等），應(yīng)要求使用部門提供稿件給供應(yīng)部。確保印刷內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，符合企業(yè)的宣傳需求。
- **內(nèi)容澄清與補充**：如發(fā)現(xiàn)請購內(nèi)容有不明白或不詳盡，應(yīng)馬上聯(lián)系使用部門了解清楚或要求使用部門在申購單上補充說明。若申購內(nèi)容（特別是數(shù)量方面）有涂改現(xiàn)象，應(yīng)要求申購部門在涂改處簽上涂改人名字，保證申購信息的準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性。
- **市場調(diào)查與供應(yīng)商選擇**：采購員在檢查清楚申購部門填寫的申購單后，應(yīng)根據(jù)申購部門的申購要求，進(jìn)行市場調(diào)查，尋找3家或以上的供貨商報價，貨比三家，選出*且質(zhì)量好及按使用部門之規(guī)格要求報價。采購員把有關(guān)的供貨商名稱、所購物品的規(guī)格型號、單價、合計、付款方式及交貨日期等清楚填寫在申購單上。通過這種方式，可以為企業(yè)爭取到更有利的采購條件。
#### 不同周期采購分類
按不同物料采購周期及使用情況，物料“請購單”分為三個周期采購：
- **月度請購**：請購部門在每月30日前遞交下月的物料請購單，資源部收集齊全后在次月的30日前完成購買。以此類推，當(dāng)月遞交的請購單的請購物料在次月購買。例如，企業(yè)的原材料采購?fù)ǔ２捎迷露日堎彽姆绞?，以便進(jìn)行生產(chǎn)計劃的安排和成本的控制。
- **周計劃請購**：請購部門在每周三前提供下周的物料請購單，資源部收單后盡可能在次周五前完成購買。對于一些用量變化較大、時效性較強的物料，采用周計劃請購能更好地滿足生產(chǎn)需求。
- **急需請購**：除月度及周計劃以外急需請購的，盡量按照請購單指定的時間購買。當(dāng)企業(yè)遇到突發(fā)情況，如設(shè)備故障需要緊急更換配件時，就需要進(jìn)行急需請購，確保生產(chǎn)的順利進(jìn)行。
### 二、現(xiàn)行物料請購流程存在的問題
#### 審批流程繁瑣
在一些企業(yè)中，審批流程過于煩瑣，需求部門需要來回審批，浪費了大量的時間。例如，常規(guī)物料由倉庫統(tǒng)計提交采購申請，每次提交申請單約10張，領(lǐng)導(dǎo)審批簽字次數(shù)多，這不僅增加了領(lǐng)導(dǎo)的工作負(fù)擔(dān)，也導(dǎo)致采購流程效率低下。而且需求部門不了解相互需求信息，常常重復(fù)安排采購，造成資源的浪費。
#### 信息溝通不暢
各部門之間缺乏有效的信息溝通機制，導(dǎo)致需求部門領(lǐng)用物料時常常相互領(lǐng)用，造成其它需求部門缺料。比如，X車間9月3日申請40個（實際需求數(shù)量不足40個）XXX軸承，Y車間9月4日申請50個（實際需求數(shù)量40個）XXX軸承，9月5日到貨40個，Y車間先于X車間到倉庫領(lǐng)用，而X車間9月5日需要運用該物料，倉庫無理由不發(fā)貨給Y車間，便造成該車間缺料，影響生產(chǎn)進(jìn)度。
#### 數(shù)據(jù)處理重復(fù)
常規(guī)物料由倉庫統(tǒng)計提交采購申請，采購部需重新統(tǒng)計，造成重復(fù)工作。這不僅浪費了人力和時間，還容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)誤差，影響采購決策的準(zhǔn)確性。
### 三、2025年物料請購流程優(yōu)化策略
#### 簡化審批流程
可以采用分級審批和電子化審批相結(jié)合的方式，減少不必要的審批環(huán)節(jié)。根據(jù)采購金額、物料重要性等因素設(shè)置不同的審批級別，對于金額較小、常規(guī)性的采購申請，可以由部門負(fù)責(zé)人直接審批，提高審批效率。同時，引入電子審批系統(tǒng)，員工可以在線提交申購單，審批人員可以隨時在系統(tǒng)中進(jìn)行審批，減少紙質(zhì)文件的傳遞和審批時間。例如，通過企業(yè)內(nèi)部的ERP系統(tǒng)，實現(xiàn)申購單的在線提交、審批和跟蹤，讓整個審批流程更加透明和高效。
#### 加強信息共享與溝通
建立企業(yè)內(nèi)部的信息共享平臺，讓各部門能夠?qū)崟r了解物料的庫存情況、采購進(jìn)度和其他部門的需求信息。這樣可以避免重復(fù)采購和缺料現(xiàn)象的發(fā)生。同時，定期組織各部門進(jìn)行溝通會議，協(xié)調(diào)采購計劃和生產(chǎn)計劃，確保物料的供應(yīng)與企業(yè)的生產(chǎn)運營相匹配。例如，通過信息共享平臺，生產(chǎn)部門可以了解到倉庫中原材料的庫存情況，合理安排生產(chǎn)計劃；采購部門可以根據(jù)各部門的需求預(yù)測，提前制定采購計劃，提高采購的及時性和準(zhǔn)確性。
#### 采用信息化工具輔助管理
引入先進(jìn)的物料管理軟件，實現(xiàn)物料請購、采購、庫存管理等環(huán)節(jié)的自動化和信息化。這些軟件可以幫助企業(yè)實時監(jiān)控物料的出入庫情況、庫存水平，自動生成采購計劃和報表，提高管理效率和決策的科學(xué)性。例如，利用倉儲管理系統(tǒng)（WMS），可以實時掌握物料的庫存位置、數(shù)量和狀態(tài)，便于進(jìn)行庫存盤點和管理；通過采購管理系統(tǒng)（PMS），可以對采購訂單進(jìn)行跟蹤和管理，及時了解供應(yīng)商的交貨情況和采購成本。
#### 優(yōu)化供應(yīng)商管理
建立供應(yīng)商評估和淘汰機制，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，選擇信譽高、進(jìn)貨渠道正、物料質(zhì)量可靠、價格公道的供應(yīng)商合作。與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，爭取更有利的采購條件，如更低的價格、更長的付款期限、更快的交貨速度等。同時，不斷開發(fā)新的供應(yīng)商，引入競爭機制，提高供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量和競爭力。例如，每年對供應(yīng)商進(jìn)行一次綜合評估，根據(jù)評估結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行分級管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予更多的訂單和優(yōu)惠政策，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告或淘汰。
#### 完善庫存管理策略
根據(jù)物料的采購周期、使用頻率和重要性，制定合理的庫存管理策略。對于采購周期長、使用頻率高的物料，可以適當(dāng)增加安全庫存；對于采購周期短、使用頻率低的物料，可以采用零庫存管理模式。同時，定期對庫存進(jìn)行盤點和清理，及時處理呆滯物料，減少庫存積壓和資金占用。例如，通過ABC分類法對物料進(jìn)行分類管理，對A類物料（價值高、使用頻率高的物料）實行重點管理，嚴(yán)格控制庫存水平；對C類物料（價值低、使用頻率低的物料）可以采用簡單的管理方式，降低管理成本。
### 四、不同部門在物料請購流程中的職責(zé)優(yōu)化
#### 工程技術(shù)部
- **明確樣板和物料標(biāo)準(zhǔn)**：工程技術(shù)部要更加準(zhǔn)確地確認(rèn)新產(chǎn)品用料樣板、提供物料樣品。制作產(chǎn)品物料清單以及材料定額標(biāo)準(zhǔn)時，要結(jié)合企業(yè)的生產(chǎn)實際和市場需求，確保標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)性和實用性。同時，在請購、審核、控制設(shè)備配件、生產(chǎn)工具等用品時，要嚴(yán)格把關(guān)，避免不必要的采購。
- **加強與其他部門的協(xié)作**：與采購部門和生產(chǎn)部門保持密切的溝通，及時提供物料的技術(shù)要求和變更信息。在新產(chǎn)品研發(fā)階段，提前與采購部門溝通，確定合適的供應(yīng)商和采購時間，確保新產(chǎn)品的順利生產(chǎn)。
#### PMC部
- **精準(zhǔn)請購與控制**：PMC部負(fù)責(zé)請購、審核、控制所有生產(chǎn)物料，要提高對物料需求的預(yù)測準(zhǔn)確性。對需要設(shè)定安全庫存量的物料組織擬訂或?qū)徟踩珟齑鏄?biāo)準(zhǔn)時，要綜合考慮生產(chǎn)計劃、采購周期、市場波動等因素，確保庫存既能滿足生產(chǎn)需求，又不會造成積壓。定期分析呆滯物品庫存統(tǒng)計數(shù)據(jù)，并組織相關(guān)部門定期處理，降低庫存成本。
- **優(yōu)化采購計劃**：生產(chǎn)主料由PMC物控制訂《采購計劃表》統(tǒng)一進(jìn)行請購控制，要根據(jù)生產(chǎn)訂單和庫存情況，合理安排采購時間和數(shù)量。對于生產(chǎn)輔料，常用生產(chǎn)輔料由PMC物控組織制定安全庫存量標(biāo)準(zhǔn)并控制，倉庫按標(biāo)準(zhǔn)請購；非常用生產(chǎn)輔料由車間組長/主管填寫《請購單》，生產(chǎn)經(jīng)理審核，副總批準(zhǔn)，確保輔料的供應(yīng)滿足生產(chǎn)需求。
#### 生產(chǎn)部
- **提供準(zhǔn)確用量信息**：生產(chǎn)部要提供常用生產(chǎn)輔料的《輔料月用量表》或單位用量標(biāo)準(zhǔn)，為PMC部制定采購計劃提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。在生產(chǎn)過程中，要嚴(yán)格按照生產(chǎn)計劃使用物料，避免浪費和不合理的領(lǐng)用。
- **反饋物料使用情況**：及時向采購部門和PMC部反饋物料的使用情況和質(zhì)量問題，以便及時調(diào)整采購計劃和更換供應(yīng)商。例如，如果某種生產(chǎn)輔料在使用過程中出現(xiàn)質(zhì)量問題，影響了生產(chǎn)效率和產(chǎn)品質(zhì)量，生產(chǎn)部要及時與相關(guān)部門溝通，采取措施解決問題。
#### 采購部
- **高效執(zhí)行采購作業(yè)**：采購部要執(zhí)行公司所有物料請購的采購作業(yè)，提高采購效率和質(zhì)量。提供《物料采購周期表》，讓各部門了解不同物料的采購時間，合理安排生產(chǎn)計劃。積極開展新物料打樣及供應(yīng)商開發(fā)工作，為企業(yè)提供更多的選擇和更好的采購條件。
- **加強成本控制**：在采購過程中，要嚴(yán)格遵循詢價、比價、議價，再定價的原則，爭取最優(yōu)惠的采購價格。同時，關(guān)注市場動態(tài)和供應(yīng)商的價格調(diào)整情況，及時調(diào)整采購策略，降低采購成本。
#### 行政人事部
- **嚴(yán)格審核非生產(chǎn)物資**：行政人事部負(fù)責(zé)審核、控制非生產(chǎn)物資、辦公、文體、勞保用品等。在審核請購單時，要根據(jù)企業(yè)的實際需求和預(yù)算情況，嚴(yán)格把關(guān)，避免不必要的采購。
- **關(guān)注物資使用效益**：定期對辦公、文體、勞保用品等物資的使用情況進(jìn)行評估，了解員工的需求和滿意度，不斷優(yōu)化采購方案，提高物資的使用效益。
### 五、物料請購流程優(yōu)化的實施步驟
#### 現(xiàn)狀評估
對企業(yè)現(xiàn)有的物料請購流程進(jìn)行全面的評估，包括流程的各個環(huán)節(jié)、各部門的職責(zé)、存在的問題等?？梢酝ㄟ^問卷調(diào)查、訪談、數(shù)據(jù)分析等方式收集相關(guān)信息，找出流程中的痛點和薄弱環(huán)節(jié)。例如，通過對申購單的處理時間、采購成本、庫存周轉(zhuǎn)率等數(shù)據(jù)的分析，了解流程的運行效率和存在的問題。
#### 目標(biāo)設(shè)定
根據(jù)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)和實際需求，設(shè)定物料請購流程優(yōu)化的目標(biāo)。目標(biāo)要具體、可衡量、可實現(xiàn)、相關(guān)聯(lián)、有時限（SMART原則）。例如，將采購審批時間縮短50%，降低采購成本10%，提高庫存周轉(zhuǎn)率20%等。
#### 方案設(shè)計
根據(jù)現(xiàn)狀評估和目標(biāo)設(shè)定的結(jié)果，設(shè)計物料請購流程優(yōu)化方案。方案要包括流程的改進(jìn)措施、各部門的職責(zé)調(diào)整、信息化工具的應(yīng)用、供應(yīng)商管理策略等方面的內(nèi)容。在設(shè)計方案時，要充分考慮企業(yè)的實際情況和可行性，廣泛征求各部門的意見和建議。
#### 試點實施
選擇部分部門或業(yè)務(wù)流程進(jìn)行試點實施，檢驗優(yōu)化方案的可行性和有效性。在試點過程中，要密切關(guān)注流程的運行情況，及時收集反饋信息，對方案進(jìn)行調(diào)整和完善。例如，在某個生產(chǎn)車間試點實施新的物料請購流程，觀察采購效率、庫存管理等方面的變化，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。
#### 全面推廣
在試點實施成功的基礎(chǔ)上，將優(yōu)化方案在企業(yè)內(nèi)全面推廣。為確保推廣的順利進(jìn)行，要制定詳細(xì)的推廣計劃，包括培訓(xùn)計劃、宣傳方案、時間表等。組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉新的流程和操作方法。同時，加強宣傳和溝通，讓全體員工了解流程優(yōu)化的目的和意義，積極支持和參與流程優(yōu)化工作。
#### 持續(xù)改進(jìn)
物料請購流程優(yōu)化是一個持續(xù)的過程，要定期對流程的運行情況進(jìn)行評估和分析，根據(jù)評估結(jié)果及時調(diào)整和改進(jìn)方案。關(guān)注市場環(huán)境的變化、企業(yè)戰(zhàn)略的調(diào)整和技術(shù)的發(fā)展，不斷優(yōu)化流程，提高企業(yè)的競爭力。例如，每年對物料請購流程進(jìn)行一次全面的評估，根據(jù)評估結(jié)果制定下一年度的優(yōu)化計劃。
### 六、結(jié)論
在2025年的市場環(huán)境下，優(yōu)化物料請購流程對于企業(yè)的生存和發(fā)展至關(guān)重要。通過簡化審批流程、加強信息共享與溝通、采用信息化工具輔助管理、優(yōu)化供應(yīng)商管理和完善庫存管理策略等措施，可以提高企業(yè)的采購效率、降低采購成本、減少庫存積壓，提升企業(yè)的整體運營效益。同時，明確各部門在物料請購流程中的職責(zé)，確保流程的順暢運行。在實施物料請購流程優(yōu)化時，要遵循科學(xué)的實施步驟，從現(xiàn)狀評估、目標(biāo)設(shè)定、方案設(shè)計到試點實施、全面推廣和持續(xù)改進(jìn)，確保優(yōu)化方案的有效性和可持續(xù)性。企業(yè)應(yīng)高度重視物料請購流程優(yōu)化工作，積極推動流程變革，以適應(yīng)不斷變化的市場環(huán)境和企業(yè)發(fā)展的需求。只有這樣，企業(yè)才能在激烈的市場競爭中立于不敗之地，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。
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