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引言：被忽視的研發(fā)"第二戰(zhàn)場"

在生物醫(yī)藥創(chuàng)新賽道上，實驗室里的試管碰撞聲、儀器的嗡鳴、科研人員的專注身影，構成了藥品研發(fā)最直觀的畫面。但鮮少有人注意到，在這些"顯性創(chuàng)新"之外，還有一條"隱形生命線"貫穿始終——藥品研發(fā)檔案管理。從化合物篩選的第一份實驗記錄，到臨床試驗的海量數(shù)據；從工藝驗證的關鍵參數(shù)，到申報資料的合規(guī)文件，每一頁紙張、每一行代碼都在訴說著研發(fā)的真實軌跡。它不僅是監(jiān)管核查的"證據庫"，更是技術迭代的"知識庫"，甚至可能成為解決專利糾紛的"關鍵證人"。

當河北長天藥業(yè)通過數(shù)字化系統(tǒng)實現(xiàn)全環(huán)節(jié)檔案可追溯，當天津藥明康德建成*藥物研發(fā)類數(shù)字檔案館，這些企業(yè)的實踐正揭示一個事實：在創(chuàng)新藥研發(fā)投入年均增長超20%的今天，檔案管理能力已成為藥企核心競爭力的重要組成部分。

一、制度基石：從法規(guī)到企業(yè)的管理框架

藥品研發(fā)檔案管理絕非簡單的"文件收集"，其背后是一套嚴密的制度體系。根據《中華人民共和國檔案法》及藥品監(jiān)管相關法規(guī)要求，藥企需建立覆蓋全生命周期的管理制度。以某頭部藥企《新藥研發(fā)檔案管理制度》為例，其總則明確指出："制度制定目的是確保研發(fā)檔案的完整、準確、安全，核心原則包括真實性、可追溯性、保密性。"

制度框架通常包含六大模塊：總則（明確目的、適用范圍）、檔案分類（界定不同類型檔案的定義）、管理流程（從生成到歸檔的操作規(guī)范）、信息化要求（電子檔案的技術標準）、人員職責（各崗位的權責劃分）、監(jiān)督機制（檢查與改進措施）。例如在"適用范圍"中，不僅涵蓋實驗記錄、數(shù)據圖譜、原始憑證等傳統(tǒng)紙質檔案，更將電子數(shù)據、影像資料、數(shù)據庫備份等納入管理范疇，適應了現(xiàn)代研發(fā)的數(shù)字化特征。

值得注意的是，制度設計需與企業(yè)實際研發(fā)模式匹配。對于采用"自主研發(fā)+合作研發(fā)"雙軌制的企業(yè)，檔案管理制度會特別增設"合作項目檔案交接細則"，明確知識產權歸屬相關文件的保管要求；對于聚焦生物藥的企業(yè)，則會強化細胞庫記錄、生物樣本保存等特殊檔案的管理標準。

二、內容體系：研發(fā)檔案的"全景地圖"

藥品研發(fā)是一項系統(tǒng)工程，其檔案內容可視為研發(fā)過程的"數(shù)字孿生"。根據行業(yè)實踐，研發(fā)檔案通常分為五大類：

（一）前期研究檔案

包括文獻調研記錄、靶點篩選報告、化合物設計方案、初步活性評價數(shù)據等。某創(chuàng)新藥企的真實案例顯示，其在一款抗腫瘤新藥研發(fā)中，因保存了2018-2020年所有靶點篩選的原始數(shù)據，在2024年專利復審中成功證明技術原創(chuàng)性，避免了超5000萬元的損失。

（二）實驗研究檔案

涵蓋實驗室研究（藥理、毒理、藥代動力學）、動物實驗、制劑工藝開發(fā)等環(huán)節(jié)的記錄。以制劑工藝開發(fā)為例，需保存處方篩選記錄（包括輔料種類、用量的變更日志）、工藝參數(shù)優(yōu)化數(shù)據（如溫度、壓力、攪拌速度的調整記錄）、中間產品檢驗報告等，這些文件是后續(xù)工藝驗證和商業(yè)化生產的重要依據。

（三）臨床試驗檔案

這是最受監(jiān)管關注的部分，包含倫理委員會批件、研究者手冊、CRF（病例報告表）、監(jiān)查報告、統(tǒng)計分析報告等。某藥企在III期臨床試驗中，因未規(guī)范保存受試者脫落記錄，導致申報時被要求補充3個月的核查，直接影響了上市進度。

（四）申報與審批檔案

包括IND（新藥臨床申請）、NDA（新藥上市申請）提交的全套資料，與監(jiān)管機構的溝通記錄（如發(fā)補意見及回復）、批件證書等。這類檔案不僅是上市的"通行證"，更是后續(xù)藥品再注冊、變更申請的基礎。

（五）技術迭代檔案

記錄研發(fā)過程中的失敗嘗試、優(yōu)化思路、技術改進方案等。某跨國藥企的"失敗檔案庫"被內部視為"最珍貴的資產"，其中保存了近300個終止項目的詳細記錄，為后續(xù)項目提供了重要的避坑指南。

三、流程閉環(huán)：從生成到歸檔的全周期管理

檔案管理的核心在于"全周期閉環(huán)"，即從記錄生成的第一刻起，到檔案銷毀（或長期保存）的整個過程，都需遵循嚴格的操作規(guī)范。

（一）記錄生成：真實性是第一生命線

研發(fā)人員需在實驗過程中實時記錄，禁止事后補記或修改原始數(shù)據。某CRO公司的SOP（標準操作流程）規(guī)定：實驗記錄需包含"六要素"——時間、地點、實驗人員、實驗目的、操作步驟、結果分析，且修改時需劃改并簽名，確保修改痕跡可追溯。對于電子數(shù)據，需啟用審計追蹤功能，記錄任何數(shù)據的修改人、修改時間及修改原因。

（二）整理歸檔：分類與編目的藝術

實驗結束后，需在規(guī)定時間內（通常為15個工作日）完成檔案整理。整理過程包括：文件完整性檢查（是否缺頁、簽名是否齊全）、分類編號（按項目、階段、類型設置*標識符）、元數(shù)據錄入（如項目名稱、關鍵詞、密級、保存期限）。某生物制藥企業(yè)采用"三級分類法"：一級為項目編號，二級為研發(fā)階段（臨床前/臨床），三級為文件類型（實驗記錄/報告），大幅提升了檢索效率。

（三）保存利用：在安全與便捷間尋找平衡

紙質檔案需存放在防火、防潮、防蟲的專用檔案柜，電子檔案需采用"雙備份+異地存儲"模式。河北長天藥業(yè)引入會博通檔案管理系統(tǒng)后，實現(xiàn)了"紙質檔案數(shù)字化+電子檔案結構化"管理，員工可通過權限控制快速檢索所需文件，同時系統(tǒng)自動記錄查閱日志，確保檔案安全。在利用環(huán)節(jié)，需建立嚴格的審批流程，例如查閱臨床數(shù)據需經項目負責人和檔案管理員雙重批準，復制核心技術文件需登記用途。

（四）銷毀管理：有始有終的責任

對于超過保存期限（一般藥品研發(fā)檔案保存至藥品退市后5年）或無保存價值的檔案，需履行銷毀審批程序。銷毀前需編制《檔案銷毀清冊》，經質量部門、研發(fā)部門、檔案管理部門會簽；銷毀時需兩人以上監(jiān)銷，并記錄銷毀方式（粉碎/焚燒/數(shù)據擦除）、時間、地點，相關記錄*保存。

四、數(shù)字賦能：從"紙質時代"到"智能管理"的跨越

傳統(tǒng)的紙質檔案管理面臨諸多挑戰(zhàn)：存儲空間有限、檢索效率低、易丟失損壞、難以滿足監(jiān)管對電子數(shù)據的要求。而信息化工具的應用，正推動檔案管理向"高效、精準、智能"轉型。

天津藥明康德建成的藥物研發(fā)類數(shù)字檔案館，便是典型代表。該系統(tǒng)集成了OCR識別、自然語言處理、區(qū)塊鏈存證等技術，實現(xiàn)了：

• 自動采集：與實驗室信息管理系統(tǒng)（LIMS）、電子數(shù)據采集系統(tǒng)（EDC）對接，實時抓取實驗數(shù)據，避免人工轉錄誤差；
• 智能分類：通過預設的關鍵詞庫，自動識別文件類型并歸類，分類準確率超95%；
• 安全存證：利用區(qū)塊鏈技術對關鍵數(shù)據進行時間戳存證，確保數(shù)據不可篡改，在監(jiān)管核查中可直接提供可信電子證據；
• 知識挖掘：通過文本分析技術，提取不同項目的共性技術問題，形成"研發(fā)知識圖譜"，為研發(fā)決策提供數(shù)據支持。

中小藥企同樣可以通過輕量化系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)字化轉型。例如某初創(chuàng)Biotech企業(yè)采用云檔案管理平臺，只需3名兼職檔案員即可管理全公司200+項目的檔案，年節(jié)約存儲成本超40萬元，檢索時間從平均2小時縮短至5分鐘。

五、人的因素：專業(yè)團隊是管理的核心

再好的制度和系統(tǒng)，都需要專業(yè)的人員來執(zhí)行。藥品研發(fā)檔案管理人員需具備"復合能力"：

（一）基礎技能：檔案管理的"硬功夫"

包括文件分類、編目、保管的專業(yè)知識，熟悉《檔案著錄規(guī)則》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等標準，掌握檔案管理系統(tǒng)的操作技能。某藥企招聘檔案管理員時，會要求其通過"檔案管理師（中級）"職業(yè)資格認證，并進行系統(tǒng)操作考核。

（二）專業(yè)背景：研發(fā)領域的"明白人"

檔案管理員需了解藥品研發(fā)的基本流程，熟悉藥學、生物學的基礎術語，才能準確判斷文件的重要性和保存期限。例如，能識別"關鍵質量屬性（CQA）"相關記錄的特殊保存要求，能理解"工藝驗證批記錄"與"常規(guī)生產記錄"的區(qū)別。

（三）合規(guī)意識：監(jiān)管要求的"守門人"

需持續(xù)關注法規(guī)動態(tài)，如國家藥監(jiān)局發(fā)布的《藥物研發(fā)與技術審評溝通交流管理辦法》、FDA的21 CFR Part 11（電子記錄與電子簽名）等，確保檔案管理符合*監(jiān)管要求。某企業(yè)每月組織"法規(guī)學習會"，邀請外部專家解讀政策，檔案團隊需提交"合規(guī)風險評估報告"。

除了專職檔案員，研發(fā)人員的檔案意識同樣關鍵。某跨國藥企將"檔案管理合規(guī)性"納入研發(fā)人員績效考核，占比達10%，內容包括記錄完整性、歸檔及時性、數(shù)據真實性等，有效提升了一線人員的重視程度。

六、長效保障：監(jiān)督檢查與持續(xù)改進

檔案管理不是"一勞永逸"的工作，需通過持續(xù)的監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并改進。

（一）內部檢查：常態(tài)化的"體檢"機制

企業(yè)需建立三級檢查體系：項目組自查（每周）、部門復查（每月）、公司抽查（每季度）。檢查內容包括：記錄是否實時完整、歸檔是否及時、電子數(shù)據是否備份、權限管理是否合規(guī)等。某企業(yè)在2024年的抽查中發(fā)現(xiàn)，3個項目存在"實驗記錄簽名不全"問題，隨即修訂SOP，增加"電子簽名驗證"環(huán)節(jié)，從系統(tǒng)層面杜絕此類問題。

（二）外部審計：監(jiān)管核查的"預演"

在應對FDA、EMA、NMPA等監(jiān)管機構核查前，企業(yè)可聘請第三方機構進行模擬審計。例如某藥企在申報美國IND前，委托知名CRO進行檔案合規(guī)性審計，發(fā)現(xiàn)"部分動物實驗倫理批件過期"的問題，及時補辦相關手續(xù)，避免了核查時的重大缺陷。

（三）持續(xù)改進：PDCA循環(huán)的應用

每次檢查或審計后，需形成《問題整改報告》，分析根本原因，制定改進措施，并跟蹤落實情況。某企業(yè)通過分析近3年的檢查數(shù)據，發(fā)現(xiàn)"電子檔案備份失敗"是高頻問題，于是升級存儲系統(tǒng)，采用"本地+云端+異地"三備份模式，故障率從8%降至0.5%。

結語：未來已來，檔案管理的新使命

在創(chuàng)新藥研發(fā)"內卷"加劇、監(jiān)管要求日益嚴格的2025年，藥品研發(fā)檔案管理正從"后臺支撐"走向"戰(zhàn)略前臺"。它不僅是合規(guī)的需要，更是企業(yè)技術積累、知識傳承、風險防控的重要抓手。隨著AI、大數(shù)據、區(qū)塊鏈等技術的深度應用，未來的檔案管理將更加智能——自動生成實驗記錄摘要、實時預警數(shù)據異常、智能推薦相似項目經驗這些場景已不再是想象。

對于藥企而言，現(xiàn)在正是布局的關鍵期：完善制度體系、升級信息化工具、培養(yǎng)專業(yè)團隊、強化合規(guī)意識。只有將檔案管理融入研發(fā)文化的血液，才能在生物醫(yī)藥的星辰大海中，走得更穩(wěn)、更遠。

轉載：http://runho.cn/zixun_detail/372609.html